Wszystko co powinieneś wiedzieć o wezwaniu do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to pismo lub wiadomość wysyłana do nierzetelnego kontrahenta. Ma to na celu nakłonić go do uregulowania należności w wyznaczonym terminie. To jeden z najprostszych, a zarazem najbardziej skutecznych sposobów odzyskiwania długu.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa

Co to jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo lub wiadomość wysyłana do nierzetelnego kontrahenta. Ma to na celu nakłonić go do uregulowania należności w wyznaczonym terminie. To jeden z najprostszych, a zarazem najbardziej skutecznych sposobów odzyskiwania długu.

Wysłanie wezwania to próba polubownego załatwienia sprawy, bez występowania na drogę sądową. Pismo samo w sobie nie wywołuje żadnych skutków prawnych, a jedynie przypomina o nieuregulowanych rachunkach. Nierzadko jednak traktowane jest jako pierwszy krok w procesie windykacji.

Wierzyciel powiadamia dłużnika o:

  • oprócz poinformowania dłużnika o wysokości zobowiązania,
  • terminie spłaty,
  • konsekwencjach, jakie mogą go spotkać w przypadku dalszej zwłoki, np. o zarejestrowaniu dłużnika w bazie BIK czy skierowaniu sprawy do sądu.

Czy wezwanie do zapłaty jest skutecznym rozwiązaniem

Praktyka pokazuje, że tego typu upomnienie często przynosi upragniony skutek i pozwala uniknąć postępowania sądowego. Nie jest to jednak standard. Niektórzy kontrahenci zwlekanie z zapłatą traktują jako swoisty pomysł na biznes. Liczą na to, że ich partnerzy nie będą dochodzić swoich praw w sądzie lub że sprawy ulegną przedawnieniu.

Ważne! Wezwanie do zapłaty jest konieczne, jeśli kontrahent jasno nie wyznaczył dłużnikowi terminu zapłaty należności. Wtedy wezwanie określa po prostu datę płatności (art. 455 kc).

Wezwanie do zapłaty – podstawa prawna

Wezwanie do zapłaty ma duże znaczenie w przypadku, gdy nieuczciwy kontrahent nie będzie spieszył się z uregulowaniem rachunków. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego z 10 września 2015 r. kładzie nacisk na pozasądowe rozwiązywanie sporów między kontrahentami (art. 187 § 1)1.

O czym musi przede wszystkim pamiętać osoba, która stara się odzyskać dług?

Jeśli zdecydujesz się wnieść pozew o zapłatę należności, musisz wykazać, że podjąłeś wcześniej próbę mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu. Jeśli takiej próby nie było, sąd może poprosić o wyjaśnienie, dlaczego tak się stało. Nie jest ważne, czy wezwanie do zapłaty nazwiesz przedsądowym, czy ostatecznym – w tym przypadku dla sądu nazewnictwo nie ma znaczenia. Będzie ono ważne również wtedy, gdy w Twoim imieniu wysłał je pełnomocnik procesowy (art. 91 pkt 1 kpc).

Wezwanie do zapłaty a RODO

Przepisy RODO, obowiązujące od 25 maja 2018 r., wywołały sporo zamieszania wśród osób prowadzących działalność gospodarczą. Chociaż wyznaczyły nowe zasady wzmacniające ochronę danych osobowych klientów, w kwestii wezwania dłużnika do spłaty wierzytelności i dochodzenia swoich praw niewiele się zmieniło. W mocy utrzymano bowiem art. 23 dotychczas obowiązującej Ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 r.. Daje on możliwość przetwarzania danych, jeśli „jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych”, w tym do dochodzenia należności. Przed upublicznieniem danych dłużnika np. na giełdzie wierzytelności warto jednak wcześniej poinformować go w wezwaniu, że niezapłacenie należności będzie miało taki skutek.

Wezwanie do zapłaty – terminy i przedawnienie

Jeśli kontrahent nie uregulował należności w terminie, już dzień po wyznaczonym czasie spłaty staje się dłużnikiem. Im szybciej wezwiesz go do uregulowania należności, tym większe masz szanse na pozytywne zakończenie sprawy. Pamiętaj, że jeżeli w porę nie zadbasz o swoje interesy, dług może ulec przedawnieniu.

Kiedy można wezwać dłużnika do zapłaty, a kiedy następuje przedawnienie sprawy?

Prawo nie określa, po jakim czasie można wezwać dłużnika do zapłaty, ale wskazuje czas, po którym wezwanie może okazać się nieskuteczne. Zgodnie z kodeksem cywilnym (art. 118), jeśli przepis szczególny nie wskazuje inaczej, roszczenia przedawniają się w ciągu 10 lat (roszczenia wynikające ze świadczeń okresowych i związane z prowadzeniem działalności gospodarczej już po 3 latach).

Różnice w wezwaniach do zapłaty

W Internecie można natknąć się na różne działania związane z wezwaniem do zapłaty. W zasadzie wszystkie mają ten sam cel – wpłynąć na dłużnika, by uregulował należność.

Różnice między nimi zazwyczaj są niewielkie lub dotyczą kwestii formalnych:

  • monit – delikatna forma zwrócenia dłużnikowi uwagi w związku z niespłaconymi należnościami, najczęściej wysyłany jest przed wezwaniem do zapłaty,
  • upomnienie – wysyłane jest przed wszczęciem egzekucji administracyjnej, jego koszt jest stały i wynosi 11,60 zł (Dz.U. z 2015 r. poz. 15262),
  • nota odsetkowa – wskazuje na obowiązek zapłaty odsetek naliczonych od nieterminowo regulowanych należności,
  • nota obciążeniowa (in. nota księgowa) – stosowana przy naliczaniu odsetek i kar umownych dla osób niepodlegających ustawie o podatku VAT oraz dla transakcji niedotyczących sprzedaży,
  • reklamacja – żądanie zwrotu kosztów poniesionych w przypadku źle wykonanej usługi lub zakupu wadliwego produktu,
  • pozew – pismo, które (wniesione do sądu) rozpoczyna proces cywilny; to kolejny krok podejmowany w procesie windykacji, kiedy wezwania do zapłaty okazały się nieskuteczne.

Typy wezwań do zapłaty

Samo wezwanie do zapłaty również ma wiele rodzajów, np.:

  • wezwanie do zapłaty inwestora – wysyłane przez podwykonawcę w przypadku niespełnienia obowiązku zapłaty za wykonanie pracy,
  • wezwanie do zapłaty kary umownej – wysyłane w razie niewykonania lub nieprawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z umowy,
  • wezwanie do zapłaty gwarancji bankowej – wysyłane do banku zabezpieczającego interesy beneficjenta,
  • wezwanie do zapłaty utraconej korzyści – hipotetycznie ustala się, czy majątek wierzyciela (z powodu działania nieuczciwego kontrahenta) nie wzrósł tak, jak powinien (art. 361 § 1 i § 2 kc),
  • wezwanie do zapłaty grzywny – wysyłane do skazanego przez sąd,
  • wezwanie do zapłaty z e-sądu – nakaz zapłaty zaległości.

Najczęściej wezwanie do zapłaty dotyczy niewypłaconego wynagrodzenia i niezapłaconej faktury.

Wezwanie do zapłaty wynagrodzenia

Wiele osób pracuje na zasadzie samozatrudnienia lub jako freelancerzy. Rozliczają się z partnerami biznesowymi za pomocą umów-zleceń albo umów o dzieło. Umowy takie, jak wszystkie inne, wiążą się z obowiązkiem zapłaty. Nieuczciwi kontrahenci dość często wykorzystują jednak fakt, że dana osoba prowadzi jednoosobową działalność. Wydaje im się, że taka firma nie ma zaplecza prawnego, dlatego zwlekają z wypłaceniem należności. Jeśli spotkała Cię podobna sytuacja, w wezwaniu do zapłaty możesz powołać się na zapisy znajdujące się w umowie. Wskaż wtedy również obowiązujący termin płatności. W uzasadnieniu możesz odwołać się do uczuć dłużnika. Wyjaśnij, że niezapłacone rachunki wpływają na Twoją płynność finansową, a nie korzystasz np. z żadnego dofinansowania dla firm.

Brak umowy pisemnej

Nieco trudniejsze wydaje się wzywanie do zapłaty w przypadku niezachowania pisemnej formy umowy. Ustawodawca przewidział jednak i takie sytuacje, wskazując w art. 60 Kodeksu cywilnego, że ważne jest samo oświadczenie woli. Może ono przybierać formę pisemną, ustną, a nawet być wyrażone w sposób dorozumiały. W wezwaniu do zapłaty można przytoczyć okoliczności zawarcia umowy ustnej i wskazać efekty wywiązania się z wyznaczonego w niej zadania.

Wezwanie do zapłaty – niezapłacona faktura

W wezwaniu do zapłaty można podeprzeć się też wystawionymi kontrahentowi fakturą VAT albo rachunkiem. Duże znaczenie w przypadku ewentualnego postępowania sądowego ma pokwitowanie odbioru faktury (tj. podpis dłużnika). Co w przypadku braku faktury? Decyzją Sądu Okręgowego w Łodzi (wyrok z 25 maja 2015 r., sygn. akt X GC 831/14.) brak faktury nie jest usprawiedliwieniem dla braku zapłaty. Strony podpisujące umowę powinny być wobec siebie lojalne, a zatem jedna wykonuje określone zadanie, druga za to płaci.

Czy faktura może być wezwaniem do zapłaty?

Tak, jeśli zawiera stosowną adnotację wskazującą sposób i czas zapłaty (art. 455 kc).

Wzmianka traktowana jest jako oświadczenie woli złożone przez osobę uprawnioną, stanowiące wezwanie do zapłaty. Warto zabezpieczyć się wcześniej i już w umowie określić, że doręczenie faktury jest równoznaczne z wezwaniem do zapłaty. Można zamieścić np. informację „doręczenie dokumentu rozliczeniowego (faktury) jest równoznaczne z wezwaniem do zapłaty zobowiązanej na mocy umowy strony”.

Odsetki w wezwaniu do zapłaty

Art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego mówi, że kontrahent ma prawo żądać odsetek od:

  • wystawionego rachunku
  • faktury nieopłaconej w terminie

Może ich żądać nawet wtedy, gdy zwłoka nie była winą dłużnika. Wezwanie do zapłaty wraz z odsetkami można wystawić już następnego dnia po upłynięciu wyznaczonego terminu zapłaty. Mimo to najczęściej przedsiębiorcy uwzględniają je dopiero w drugim lub trzecim wezwaniu. Odsetki naliczane są za każdy dzień zwłoki w płatności. O ile ich wysokość nie została określona w stosownej umowie, za zwłokę naliczane są odsetki ustawowe wynoszące 13% w skali roku. W przypadku odsetek umownych ich maksymalna wysokość nie może przekraczać czterokrotności rocznej stopy odsetek kredytu lombardowego NBP (art. 359 § 2 kc). Pamiętaj, że odsetki za zwłokę w płatności możesz naliczać firmie lub osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty można napisać dowolnie, ponieważ nie ma z góry narzuconego wzoru. Aby jednak było traktowane poważnie, musi zawierać następujące elementy:

  • datę i miejsce sporządzenia pisma,
  • wskazanie wierzyciela i dłużnika – kto i od kogo żąda spłaty należności,
  • tytuł „wezwanie do zapłaty” – jasno wskazujący, czego dotyczy pismo,
  • wskazanie źródła, z którego wynika obowiązek zapłaty, np. umowa, faktura,
  • kwotę zaległości wraz z ewentualnymi odsetkami,
  • termin spłaty należności – zazwyczaj wyznacza się 7 lub 14 dni,
  • numer rachunku bankowego do dokonania wpłaty, np. konto firmowe,
  • wyrażenie woli polubownego załatwienia sprawy,
  • opis dalszych działań w stosunku do dłużnika, jeśli nie ureguluje długu w wyznaczonym czasie, np. naliczenie odsetek, skierowanie sprawy do sądu,
  • własnoręczny podpis wierzyciela – jego brak sprawia, że pismo jest nieskuteczne,
  • załączniki – nie są konieczne, ale niekiedy warto je dodać, może to być np. kopia niezapłaconej faktury będąca przedmiotem wezwania.
wezwanie do zapłaty
Wezwanie do zapłaty można wysłać w formie listu, e-maila, a nawet smsa. Należy przy tym pamiętać, że treść można stworzyć dowolną. Lepiej jednak, aby nie zabrakło na niej ważnych informacji, które są niezbędne do uregulowania długu.

Należy pamiętać, by wysłać wezwanie jak najszybciej. Już dzień po wyznaczonym w umowie czy na fakturze terminie płatności zaczyna się bieg przedawnienia.

Ważne! Wezwanie wyślij na adres dłużnika wskazany w umowie i – dla pewności – na adres z rejestru:

  • KRS (rejestr spółek prawa handlowego),
  • CEIDG (rejestr osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i wspólników spółek cywilnych).

Czy uzasadnienie wezwania jest konieczne?

Nie wszyscy uznają za konieczne wyjaśnianie dłużnikowi, dlaczego powinien uregulować należność. Pomimo tego czasem warto dodać takie uzasadnienie w wezwaniu do zapłaty.

Co warto napisać w uzasadnieniu wezwania do zapłaty?

Warto np. zawrzeć informację, że wystawiłeś fakturę VAT, która nie została terminowo opłacona, zawarłeś umowę i wywiązałeś się z niej, a kontrahent nie spełnił warunków. Jeżeli chcesz dochodzić rekompensaty o równowartości 40 euro za poniesione koszty windykacji, wskaż odpowiednią podstawę prawną (Ustawa z 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych art. 10). Pamiętaj, że jeśli dłużnik zalega z zapłatą kilku faktur, za każdą z nich możesz żądać rekompensaty.

Jak wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty najczęściej wysyłane jest listem, e-mailem albo SMS-em.

Wezwanie listowne.

Najczęściej stosowaną i najchętniej polecaną formą wykorzystywaną do wezwania do zapłaty jest list – nie zwykły, ale polecony. Ważne, aby list był nadany za potwierdzeniem odbioru, bowiem wtedy uzyskujemy twardy dowód, że wezwanie zostało dostarczone dłużnikowi. To ma duże znaczenie w przypadku dochodzenia swoich praw w sądzie. Jeżeli adresat nie odbierze listu w ciągu dwóch tygodni (podwójne awizowanie), uznaje się, że zapoznał się z jego treścią. Jest to tzw. fikcja prawna skutecznego doręczenia. Podobny skutek ma nieprzyjęcie listu poleconego. Jeśli adresat odmówi przyjęcia wezwania, pismo zwracane jest nadawcy z odpowiednią adnotacją. Wtedy datę odmowy przyjęcia traktuje się jako datę doręczenia.

Wezwanie e-mailowe.

Od 13 listopada 2017 r. dłużnika można wezwać do zapłaty również e-mailem. To szybsza, tańsza i wygodniejsza forma niż list, ale ma swoje wady. Przede wszystkim nie zapewnia twardego dowodu doręczenia, jak list polecony. Nieuczciwy kontrahent może bronić się, że wiadomości w ogóle nie dostał, bo np. system zakwalifikował ją jako SPAM. Zwolennicy tradycyjnych form twierdzą również, że e-mail nie ma takiej siły przekazu jak list polecony, dlatego częściej jest ignorowany.

Wezwanie SMS-owe.

Coraz częściej wezwania do zapłaty wysyłane są za pośrednictwem SMS-ów. Ze względu na ograniczenia znakowe wiadomość musi być krótka, konkretna i zawierać najważniejsze informacje:

  1. kto wzywa,
  2. na jakiej podstawie,
  3. jaki jest termin spłaty.

Należy jednak mieć na uwadze, że wezwanie wysłane w takiej formie może nie wywołać u dłużnika zamierzonego efektu.

Wydaje się, że przy dochodzeniu swoich należności najlepszym sposobem jest skorzystanie ze wszystkich dostępnych kanałów komunikacji. Dłużnik może poczuć się osaczony i szybciej ureguluje zaległości.

Sposoby na nierzetelnych kontrahentów

Nie istnieje prosty sposób ochrony przed nieuczciwymi partnerami biznesowymi. Problemy z terminowym regulowaniem należności można jednak ograniczyć, np. nawiązując współpracę z firmą faktoringową. Po dostarczeniu do faktora kopii faktur od razu otrzymasz lwią część zapłaty. Pozostałą (fundusz gwarancyjny), gdy zapłaci mu Twój kontrahent. Faktor w Twoim imieniu upomni się o zaległe płatności. Faktoring, jako prężnie rozwijająca się usługa finansowa, sprzyja zarówno doświadczonym firmom, jak i startupom. Jeśli prowadzisz działalność międzynarodową (zob. VAT-UE), możesz rozważyć nawiązanie współpracy z jednostką specjalizującą się w forfaitingu.

Jak się bronić przed wezwaniem do zapłaty?

Jeżeli sam otrzymałeś wezwanie do zapłaty, postaraj się uregulować zaległości, zanim sprawa trafi do sądu. Zdarza się jednak, że żądanie wierzyciela jest bezzasadne (żąda spłaty należności, które uległy przedawnieniu, są już uregulowane albo bezpodstawne). W tym przypadku niezwłocznie wyślij odpowiedź z jasnym wyjaśnieniem sytuacji. Najlepiej dołącz odpowiednie dokumenty, np. dowód przelewu) i informację, że żądanie nie zostanie spełnione. Jeśli chcesz uniknąć trudnych sytuacji w przyszłości, zadbaj o utrzymanie dodatniego kapitału obrotowego firmy, który zapewni Ci margines wypłacalności w gorszych momentach.

Księgowanie wezwania do zapłaty

Każdy przedsiębiorca wie, jak oddzielić przychód od dochodu, jakie są koszty pracodawcy, jak rozliczyć kilometrówkę albo co konkretnie uwzględnić w sprawozdaniu finansowym. Problem pojawia się przy księgowaniu wezwania do zapłaty. Jeśli dostałeś takie wezwanie, uwzględnij je w KPIR (również w JPK, jeśli jego sporządzanie Cię dotyczy). Uznaje się, że koszty wezwania do zapłaty czy odsetki za zwłokę to koszty przedsiębiorcy ponoszone dla osiągnięcia przychodu. Należy więc wliczyć je w koszty uzyskania przychodu i odprowadzić odpowiedni podatek.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa