Leasing pracowniczy. Kompendium wiedzy teoretycznej i praktycznej

Czy ciężko jest znaleźć pracę? Niezaprzeczalnie pamiętne czasy ścigania się i walki o posadę minęły bezpowrotnie. W 2018 roku to głównie działy HR szukają pracowników. Kultura pracy się zmieniła i przeżywa swój rozkwit. Główny Urząd Statystyczny od 2017 roku informuje o tendencji spadkowej bezrobocia w Polsce1 przy jednoczesnym wzroście średnich płac Polaków. Koszty związane z utrzymaniem pracownika przez pracodawcę jednak nie maleją. W odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku pracy rozwijają się nowe mechanizmy zatrudniania pracowników. Jednymi z najmodniejszych słów tego roku są outsourcing i leasing pracowniczy.

Pani Ala - Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców
Pani Ala Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców

Czym jest leasing pracowniczy?

Leasing słusznie kojarzy się z finansowaniem samochodów, maszyn czy nieruchomości. Jednak ma swoje drugie oblicze w formie pracowniczej zwanej również personalną. Polega on na „wypożyczeniu” pracownika przez firmę, w której jest on zatrudniony innej firmie na określony czas lub do realizacji sprecyzowanego zlecenia. Najprościej ujmując firma deleguje swojego pracownika – jeśli wyrazi on na to zgodę – do innego pracodawcy. Warto podkreślić, że leasing nie bęzdzie możliwy, jeśli pracownik nie wyrazi na niego zgody.

Cały proces wydaje się banalnie prosty, jednak przy jego analizie nasuwa się wiele pytań, a wśród nich podstawowe „w jaki sposób?”. Skarbnicą wiedzy okazuje się Kodeks Pracy, zgodnie z jego zapisami, pracodawca ma możliwość wysłania swojego pracownika na bezpłatny urlop w celu wliczony w okres pracy u pierwotnego pracodawcy, aby ten wykonał pracę w innej firmie.

Outsourcing pracowniczy

Odmiennym mechanizmem – często błędnie utożsamianym z leasingiem personalnym – jest outsourcing. Jest to wciąż zyskujące na popularności rozwiązanie. Polega ono na przekazaniu odrębnej firmie zadań, które nie wchodzą w skład podstawowej działalności danego przedsiębiorstwa. Zgodnie z Kodeksem Pracy outsourcing pracowniczy to przejście zakładu pracy lub wydzielonej z niego części na nowego pracodawcę. W praktyce wygląda to następująco: przedsiębiorstwo korzysta z usług biura rachunkowego lub firmy sprzątającej, w efekcie redukuje ilość pracowników.

Leasing pracowniczy a kodeks pracy

W Polsce aktem regulującym stosunki pracy jest ustawa Kodeks Pracy2 z dnia 26 czerwca 1976 roku. W jej świetle leasing pracowniczy odbywa się na podstawie porozumienia między dwoma pracodawcami:

  • leasingodawcą (pracodawca pierwotny),
  • leasingobiorcą,

Na porozumienie to pisemną zgodę wyraził pracownik, będący przedmiotem umowy (art. 174 paragraf 1 Kodeksu Pracy). Na czas trwania bezpłatnego urlopu, równoznacznego z podjęciem pracy u leasingobiorcy, dotychczasowy stosunek pracy pracownika zostaje zawieszony, jednak okres urlopu wliczany jest w okres pracy u leasingodawcy (pracodawca pierwotny). Za wykonaną pracę pracownik uzyskuje od przedsiębiorstwa najmującego wynagrodzenie obligatoryjnie ustalone w porozumieniu.

Outsourcing pracowniczy opiera się na Art. 23 Kodeksu Pracy, który mówi że przy przejściu zakładu pracy (lub jego części) na innego pracodawcę, staje się on (pracodawca) z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach. Jak ten zapis znajduje odzwierciedlenie w praktyce? Dotychczasowy i nowy pracodawca ponoszą taką samą odpowiedzialność za zobowiązania względem pracownika, które powstały przed przejściem. Warto podkreślić, że przepisy prawa pracy nie regulują kwestii tego mechanizmu, a outsourcing opiera się na umowie lub porozumienia między przedsiębiorstwami.

Leasing pracowniczy a umowa

Zarówno leasing pracowniczy jak i outsourcing działają w oparciu o porozumienie.

W przypadku leasingu pracowniczego jest zatrudniony na dwie umowy: z pracodawcą pierwotnym i z pracodawcą użytkownikiem. Podczas urlopu bezpłatnego umowa z leasingodawcą, czyli macierzystym pracodawcą zostaje zawieszona, a pracownik nie dostaje od niego wynagrodzenia. Pracownik nawiązuje nowy stosunek pracy z pracodawcą, który „wypożycza” go na określony w umowie czas.

Aby zostały spełnione warunki leasingu pracowniczego, forma tego mechanizmu zatrudnienia musi składać się z dokumentów takich jak:

  • porozumienie między pracodawcami pierwotnym i wypożyczającym,
  • umowy o pracę zawartej pomiędzy pracownikiem a nowym pracodawcą,
  • pisemnej zgody pracownika na leasing,
  • bezpłatnego urlopu udzielonego przez leasingodawcę.

Warto zaznaczyć, że pracownik nie jest zobligowany do udzielenia zgody na pracę tymczasową w innej firmie. Zawierane przez niego umowy z nowym pracodawcą umowy mogą przybrać formy takie jak umowa o pracę lub umowa o dzieło.

leasing pracowniczy
Zarówno leasing pracowcznicy (tzw. body leasing) jak i outsourcing pracowniczy to pojęcia nowe. Pojawiły się na rynku pracy niedawno jednak w dużym stopniu zostały już zaadaptowane przez rynek IT

Decydując się na outsourcing pracowniczy bardzo ważne jest precyzyjne formułowanie zapisów umowy. W przypadku kontroli organów takich jak Państwowy Inspektorat Pracy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokument stanowi najważniejszy dowód. Warto mieć na uwadze, że to właśnie ZUS ma możliwość wydania rozstrzygającej decyzji, które z przedsiębiorstw jest płatnikiem składek.

Prawidłowo sporządzona umowa outsourcingowa powinna zawierać:

  • kompleksową ocenę rodzaju zakładu,
  • przejętych pracowników,
  • przejętych składników majątkowych i niematerialnych.

Ile kosztuje leasing pracowniczy?

Finansowanie poprzez leasing samochodów czy leasing maszyn jest atrakcyjną dla przedsiębiorców alternatywą kredytów. Nie da się zaprzeczyć, że decydując się na wynajem pracowników przedsiębiorstwo redukuje i optymalizuje swoje koszty. Nie musi wówczas ponosić kosztów procesów rekrutacyjnych, a co najważniejsze obniża stałe koszty pracy zatrudniając tymczasowo wykwalifikowanego pracownika. Jednak każdy produkt czy mechanizm kosztuje.

Firma wypożyczająca pracownika jest stroną w stosunku pracy. Ponosi koszty nie tylko wypłaty wynagrodzenia, ale też odprowadzania składek oraz rozliczania faktycznego czasu pracy. Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego tymczasowo jest kwestią indywidualną, która zależy od ilości przepracowanych roboczogodzin, warunków pracy czy specyfiki zawodu.

Dwa oblicza leasingu pracowniczego

Korzystanie z zasobów kadrowych innej firmy na czas określony niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim leasingobiorca zatrudnia wykwalifikowanych pracowników w czasie, kiedy zgłasza takie zapotrzebowanie, dzięki temu przedsiębiorstwa współpracują z pracownikiem w czasie wzmożonych prac. Firmy oszczędzają wówczas koszty rekrutacji i selekcji pracowniczej. Dodatkowo nie są zmuszone do stresujących cięć etatowych, kiedy nie ma popytu na oferowane przez przedsiębiorstwo usługi.

Leasing pracowniczy jest niezwykle elastycznym mechanizmem zatrudnienia. Jego przedmiotem jest szeroka gama pracowników od siły roboczej (najczęściej branża FMCG, budowlana czy automotive) do wykwalifikowanych specjalistów (project managerowie). Leasingobiorcy mogą więc korzystać z usług, których w danym momencie pożądają. Decydując się na leasing pracowniczy zyskuje nie tylko leasingobiorca ale i leasingodawca. Wypożyczając swojego pracownika zmniejsza on koszty zatrudnienia przy jednoczesnym zachowaniu stałej liczby kadrowiczów.

Wypożyczenie pracownika

Wypożyczenie pracownika jest doskonałym rozwiązaniem, aby zastąpić tymczasowo kadrowiczów przebywających na urlopach chorobowych czy rodzicielskich. Zalet leasingu personalnego jest wiele, jednak wypożyczenie pracownika niesie za sobą pewne ryzyko. Nowy pracownik to przede wszystkim człowiek, którego należy wprowadzić w działalność firmy. Wiąże się to z potrzebą oddelegowania kogoś z dłuższym stażem pracy aby w początkowych dniach pomógł „wypożyczonemu” koledze.

Działy HR pracują nieustannie nad motywowaniem pracowników. Jednak osoba zatrudniona przejściowo w nowej firmie może być od samego początku pozbawiona motywacji do pracy. Największym zagrożeniem jest możliwość wycieku danych bądź know-how. Wypożyczając pracownika wpuszczamy do firmy zupełnie nową osobę. Wraz z zakończeniem umowy wróci ona do pierwotnego pracodawcy. Trzeba o tym pamiętać!

Outsourcing pracowniczy

Outsourcing pracowniczy również nie jest narzędziem idealnym. Niesie korzyści niemal identyczne jak w przypadku leasingu pracowniczego. Rodzi jednak ryzyko oszustw i nadużyć. Niska jakość usług outsourcingowych może znacząco wpłynąć na osłabienie pozycji rynkowej przedsiębiorstwa. Pracodawca korzystający z outsourcingu nie ma możliwości śledzenia rozwoju pracowników. Nie jest nawet odpowiedzialny za ich przeszkolenie lub wdrożenie. W efekcie pracownicy nie muszą i często nie utożsamiają się z firmą do któej są wyoutsourcowani. Znacząco wpływa to na poziom wykonywanej przez nich pracy.

outsourcing pracowniczy
Leasing pracowniczy ma swoje zalety i wady. Kluczowe jest zidentyfikowanie potrzeb pracodawcy i odpowiedzenie na nie zgodnie z zapotrzebowaniem

Księgowość a leasing pracowniczy

Księgowanie leasingu pracowniczego to temat niezwykle obszerny i różnorodny. Każda umowa i forma zatrudnienia różnią się od siebie. Jednym z najważniejszych czyników są strony umowy. W Polsce leasing pracowniczy mylnie jest utożsamiany z agencjami pracy tymczasowej. Wypożyczają on swoich pracowników klientom, a za usługę wystawiają fakturę VAT. Wówczas do ksiąg wprowadzamy zapisy wartości zobowiązania brutto, podatku naliczonego VAT i wartości netto usługi.

A co jeśli nie leasing?

Szczególne miejsce na rynku pracy zajmują agencje pracy tymczasowej. Ich działalność błędnie utożsamiana jest z leasingiem pracowniczym. Tego typu agencje cieszą się ogromnym zainteresowaniem ze strony pracodawców jak i pracowników. Firma zewnętrzna (agencja) użycza pracowników zainteresowanym przedsiębiorstwom. Brzmi znajomo?

Jaka jest kluczowa różnica pomiędzy leasingiem a usługami agencji?

Kluczowa różnica tkwi w formie zatrudnienia. Agencja zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, a następnie ich deleguje do pracodawcy „użytkownika”, u którego pracownik podejmuje się pracy tymczasowej.

Praca tymczasowa ma charakter sezonowy, okresowy lub doraźny (w świetle ustawy z dnia 9 lipca 2003 roku). W związku z czym pracownik może przepracować maksymalnie 18 miesięcy u jednego klienta w ciągu trzech lat. Należy podkreślić, że wśród grup pracowników oferowanych przez agencje największym zainteresowaniem ze strony klientów cieszą się profesje takie jak:

  • pracownik montażu,
  • pracownik manualny,
  • kierowca wózków widłowych,
  • magazynier.

Podsumowanie

Rotacja na rynku pracy to proces, którego nie da się zatrzymać. Liczba obcokrajowców poszukujących w Polsce pracy nieustannie rośnie. Co roku pojawiają się kolejni absolwenci szkół wyższych, którzy starają się podbijać rynek. Wynajem pracowników to mechanizm, który niekwestionowanie ułatwia znalezienie pierwszej pracy. Pracodawcom pozwala na przetestowanie nie tylko pracowników, ale i preferowanego modelu zatrudnienia.


Przypisy

1 Biuletyn Statystyczny Nr 9/2017 http://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/inne-opracowania/informacje-o-sytuacji-spoleczno-gospodarczej/biuletyn-statystyczny-nr-92017,4,68.html

2 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf

Źródła

  1. "Pracownik do wynajęcia. Czyli gdzie sprawa sie leasing pracowniczy", Bankier.pl, https://www.bankier.pl/wiadomosc/Pracownik-do-wynajecia-czyli-gdzie-sie-sprawdza-leasing-pracowniczy-7559139.html
  2. "Leasing pracowniczy - analiza prawna", Biznes Onet.pl, http://biznes.onet.pl/wiadomosci/analizy/analizy-prawne/leasing-pracowniczy/e4m16h
  3. "Outsourcing pracowniczy. Kiedy może zostać zakwestionowany?", Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-outsourcing-pracowniczy-kiedy-moze-zostac-zakwestionowany
Pani Ala - Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców
Pani Ala Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców