Jak przeanalizować KPiR pod kątem płynności finansowej w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Mali i mikro przedsiębiorcy (tzw. MŚP) rozliczają się głównie za pomocą Książki Przychodów i Rozchodów (KPIR). Ma to swoje zalety tj. uproszczenie tej metody rozliczania, mniejsze koszty prowadzenia księgowości czy większa elastyczność w zarządzaniu przepływem pieniądza. Zobacz co można wyczytać z KPiR pod kątem płynności finansowej naszej działalności.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa

Przedsiębiorstwo na Książce Przychodów i Rozchodów, a płynność finansowa.

Mali i mikro przedsiębiorcy (tzw. MŚP) rozliczają się głównie za pomocą Książki Przychodów i Rozchodów (KPIR). Ma to swoje zalety tj. uproszczenie rozliczania, mniejsze koszty prowadzenia księgowości czy większa elastyczność w zarządzaniu przepływem pieniądza. Niestety MŚP nie są w tak komfortowej sytuacji jak firmy na pełnej księgowości, gdzie do ich dyspozycji jest Bilans, Rachunek Zysków i Strat, a czasem także Rachunek Przepływów Pieniężnych. Z tego zestawu danych można wyczytać wiele na temat sytuacji firmy. Można również wyciągnąć wnioski dla celów zarządczych czy też dla instytucji finansowych, dla których jest to idealna informacja do podejmowania decyzji kredytowych.

Prowadzenie wspomnianej KPiR służy głównie rozliczeniu dochodu z fiskusem, a nie możliwości dogłębnej analizy czy też jako pomoc w podejmowaniu decyzji zarządczych. Nie oznacza to jednak, że z KPiR nie wyczytamy pewnych informacji.

Po pierwsze pod kątem płynności finansowej będą dla nas najbardziej wartościowe pozycje tj. przychód razem, kwestia kosztu zakupu towarów i materiałów oraz pozostałych kosztów. Zysk za dany miesiąc należy wyliczyć z różnicy wszystkich przychodów i kosztów. Z różnicy tej pozycji będziemy widzieli jak dużo środków po wystawieniu faktur i zapłaceniu swoich zobowiązań przypadających na dany miesiąc, zostanie nam „w kieszeni”. Od tej kwoty należy jeszcze odliczyć podatek, jeżeli mamy oczywiście zysk.

Powstały czy planowany zysk będzie elementem kształtowania naszej płynności, ale otrzymamy go dopiero w momencie zapłaty faktur przez naszych kontrahentów.

Drugim elementem, który jest ważny analizując swoją płynność jest zwrócenie uwagi na zakupy towarów handlowych i materiałów. Tutaj ważne są dwa aspekty.

  • Po pierwsze, kiedy zamówić i zapłacić za te produkty. Z KPiR możemy zobaczyć jak duże są to wartości w danym okresie i spróbować je zaplanować biorąc pod uwagę możliwość otrzymania środków z ich sprzedaży (najlepiej jeżeli mamy odroczone terminy płatności u swoich dostawców). Nie zawsze jednak termin wymagalności za surowce i materiały pokryje się z zapłatą za naszą sprzedaż. Dlatego trzeba być przygotowanym na taką sytuację i mieć przygotowane na to środki. Dobrze korzystać z narzędzi dedykowanych do takich działań np.: faktoringu odwrotnego inaczej zwanego zakupowym, czy też klasycznej linii obrotowej.
  • Drugim aspektem w zakresie zakupu tych produktów i chyba jednym z najważniejszych jest kwestia wartości naszego magazynu. Ma on tendencję do „puchnięcia”, czyli gromadzenia coraz większej ilości produktów i surowców. Ze względu na to, że każdy z tych produktów kosztuje, powoduje to wyjmowanie pieniędzy z naszej płynności. Zjawisko zwiększania stanów magazynowych jest jednym z najbardziej niebezpiecznych, które może zachwiać funkcjonowaniem całej firmy. Stąd należy mieć kontrolę cały czas nad wartością magazynu, a nie tylko na koniec roku, gdy dokonujemy remanentu. Nowoczesne systemy księgowe pozwalają oprócz wystawiania i księgowania faktur w swoich modułach magazynowych na monitorowanie zarówno stanu magazynu, jak również na kwalifikację i zwrócenie uwagi na te produkty, które od dłuższego czasu nam nie rotują. Jeżeli nie mamy takiego programu, postarajmy się porównać przynajmniej wartość naszej inwentaryzacji na koniec roku z latami poprzednimi.

Moja rada, starsze produkty niż rok starajmy się sprzedać nawet po kosztach, gdyż bardzo prawdopodobnym jest, że koszt ich magazynowania, czy trzymania na stanie, jest po rzetelnym skalkulowaniu najprawdopodobniej wyższy. Oczywiście w niektórych przypadkach ta reguła nie będzie działać.

Zestawienie należności i zobowiązań.

W zakresie KPiR to już na podstawowym poziomie wszystko, ale najwięcej wiedzy na temat naszej płynności (i narzędzie do jej planowania) znajdziemy w zupełnie innym zestawieniu.

W firmie powinno być prowadzone zestawienie naszych faktur sprzedażowych, czyli przychodów w postaci należności oraz zestawienie faktur które mamy do zapłaty, czyli naszych zobowiązań. Najlepiej aby zawierało ono informacje o terminie ich płatności, czyli wymagalności.

Zestawiając na dany moment nasze należności z zobowiązaniami widzimy jak kształtuje się nasza bieżąca płynność – kiedy nasi kontrahenci mają nam zapłacić i kiedy my mamy zapłacić za swoje zobowiązania. Takie zestawienie pozwala na planowanie płynności i upewnić się czy przypadkiem nie musimy zapłacić więcej faktur w stosunku do środków, które sami otrzymamy w danym okresie.

Jeżeli przewaga zobowiązań nad należnościami jest zbyt duża, najprawdopodobniej bez dodatkowych środków zewnętrznych się nie obejdzie. Chociażby tylko na krótki okres czasu, aby móc uregulować swoje zobowiązania. Duży wpływ na dostępność środków mają także opóźnienia w zapłacie faktur przez naszych Klientów. Właśnie takie zestawienie naszych należności i zobowiązań pozwala na zaplanowanie płatności oraz przeanalizowanie jakie konsekwencje to za sobą pociągnie i czy damy radę sami sobie poradzić z problemami płatniczymi naszych kontrahentów.

Idealną sytuacją jest to, gdy mamy zawsze nadwyżkę należności nad zobowiązaniami. Jeżeli są one na dodatek płacone terminowo, to jesteśmy szczęściarzami. Niestety w praktyce taka sytuacja nie występuje zbyt często. Nawet jeżeli przez jakiś czas tak jest, to w ciągu roku obrotowego na pewno zdarzają się sytuacje, gdy brakuje środków do regulowania zobowiązań.

Jeżeli chcesz otrzymać zestawienie należności i zobowiązań w formie prostego pliku Excel napisz do Alicji.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa