VAT-UE od A do Z

VAT-UE to skrót, który określa europejski numer identyfikacji podatkowej NIP. Powinien być z nim zaznajomiony każdy przedsiębiorca – podatnik VAT – który operuje na rynku handlu wewnątrzwspólnotowego. Dwuliterowy skrót PL przed NIP-em przedsiębiorcy określany jest wymiennie w Polsce mianem VAT-UE lub VAT-PL.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa
VAT-UE

Jak uzyskać VAT-UE?

Jeśli polski przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych (wewnątrz wspólnoty Unii Europejskiej), musi posiadać potwierdzenie rejestracji europejskiego NIP-u.

Jak uzyskać VAT-UE?

Aby uzyskać VAT-UE, niezbędne jest złożenie do właściwego urzędu skarbowego poprawnie wypełnionego formularza VAT-R. Bezpłatnej rejestracji w organie podatkowym należy dokonać najpóźniej na dzień przed pierwszą transakcją wewnątrzwspólnotową.

Podstawą prawną określającą zasady przyznawania podmiotom gospodarczym VAT-UE jest ustawa o podatku od towarów i usług.

Jak sprawdzić podmiot VAT-UE?

VIES to System Wymiany Informacji o VAT, który funkcjonuje w Unii Europejskiej od końca 2003 r. na mocy rozporządzenia Rady UE. Ten system informatyczny pozwala na weryfikację poszczególnych numerów VAT UE wszystkim przedsiębiorcom. Za pomocą tej bazy danych właściciele firm mogą ustalić, czy ich kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Obecnie serwis jest prowadzony przez Komisję Europejską i ogólnodostępny w witrynie internetowej ec.europa.eu. Warunkiem koniecznym do weryfikacji numeru np. kontrahenta jest podanie numeru VAT pytającego, tj. przedsiębiorcy.

VAT-UE a NIP

Tradycyjny numer identyfikacji NIP firmy składa się z 10 cyfr:

  • kodu urzędu skarbowego, w którym nadano ten numer,
  • ciągu cyfr losowych,
  • tzw. liczby kontrolnej.

W przypadku osób fizycznych przy składaniu deklaracji podatkowych za numer identyfikacji podatkowej przyjmuje się numer PESEL danego podatnika. NIP poprzedzony prefiksem danego kraju Unii Europejskiej stanowi już numer identyfikacji VAT-UE. Przedsiębiorcy są zobligowani do posługiwania się tym numerem przy każdej transakcji WNT (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów) i WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów).

Deklaracja VAT-UE

Zanim przedsiębiorca wybierze się do urzędu skarbowego w celu rejestracji europejskiego NIP-u, powinien zadać sobie pytanie, czy aby na pewno w przypadku jego działalności jest to konieczne.

Obowiązek rejestracji VAT-UE dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT1 dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Jeśli przedsiębiorca nie jest czynnym vatowcem, a bierze udział w wymianie zagranicznej, nie zwalnia go to z obowiązku identyfikacji w systemie VIES, jeśli spełnia określone kryteria:

  1. wartość nabywanych przez przedsiębiorcę towarów lub usług od kontrahenta z innego kraju wewnątrz Unii Europejskiej przekracza kwotę 50 000 zł,
  2. przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz kontrahentów identyfikujących się NIP-em europejskim lub świadczy usługi bezpośrednio na terenie innego kraju wewnątrz UE, w którym działalność prowadzi kontrahent.

Jak zarejestrować VAT-UE?

O przyznanie europejskiego NIP-u mogą się ubiegać przedsiębiorcy, którzy posiadają „tradycyjny” polski numer identyfikacji podatkowej zarejestrowany we właściwym urzędzie skarbowym. Rejestracji VAT-UE przedsiębiorca dokonuje w urzędzie skarbowym, w którym składa formularz VAT-R stanowiący aktualizację właściwego NIP-u przedsiębiorstwa. W praktyce aktualizacja ta polega na dodaniu właściwego prefiksu przed numerem i pojawieniu się firmy w systemie VIES. Jednak jak prawidłowo zarejestrować działalność w systemie?

Przedsiębiorca może podjąć się rejestracji poprzez 3 różne kanały:

  1. poprzez wizytę we właściwym urzędzie skarbowym,
  2. internetowo (poprzez e-Deklaracje lub aktualizację wpisu w CEIDG),
  3. listownie.
VAT-UE
Każdy przedsiębiorca, który operuje na rynku handlu wewnątrzwspólnotowego powinien zaopatrzyć się w VAT-UE.

Proces nie wymaga szerokiej dokumentacji – wystarczy prawidłowo uzupełniony formularz VAT-R.

Co zrobić w przypadku, kiedy przedsiębiorca nie może dokonać rejestracji osobiście?

Jeżeli przedsiębiorca – właściciel działalności gospodarczej – nie może dokonać rejestracji osobiście, niezbędne jest wyznaczenie jego pełnomocnika poprzez oficjalne wydanie pełnomocnictwa (załącznik wymagany do rejestracji) wraz z dowodem dokonania opłaty za to pełnomocnictwo (koszt: 17 zł).

Składając formularz rejestracyjny, należy pamiętać o jego dokładnym i poprawnym wypełnieniu oraz złożeniu oryginalnych podpisów. W innym przypadku rejestracja zostanie odrzucona.

Ile się czeka na przyznanie VAT-UE?

Rejestracji europejskiego NIP-u należy dokonać najpóźniej w przededniu pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Jednak termin przyznania identyfikacji VAT-UE nie jest unormowany na mocy nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług z 2016 r. W świetle ustawy naczelnik właściwego urzędu skarbowego dokonuje rejestracji po pozytywnej weryfikacji formularza VAT-R. Przepisy niwelują przypadki oszustw i nadużyć przy przyznawaniu numeru, jednak wpływają też na znaczne wydłużenie terminu rejestracji, który może wynosić od dwóch tygodni do aż dwóch miesięcy.

VAT UE – rezygnacja

Zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorstwo zaprzestaje zagranicznej wymiany handlowej na terenie Unii Europejskiej. Wówczas w przypadku działalności identyfikowanej numerem VAT-UE w systemie VIES powstaje obowiązek wyrejestrowania. Naczelnik urzędu skarbowego musi dostać aktualizację formularza VAT-R nie później niż w przeciągu 15 dni od zakończenia takiej działalności.

W świetle ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego może wykreślić firmę z bazy VIES, jeśli przedsiębiorca nie składał terminowo comiesięcznych informacji podsumowujących deklarację VAT-UE.

Zwolnienie z VAT-UE

Zwolnienie z VAT-UE jest stricte związane ze zwolnieniem z podatku VAT. Ustawodawca przewiduje zwolnienie z europejskiego NIP-u w przypadku, gdy firma ma niskie obroty, tj. wartość sprzedaży nie przekracza 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym.

Wyjątek ten nie obejmuje jednak szerokiego zakresu dostaw i świadczenia usług, m.in.:

  • dostaw budowlanych,
  • dostaw środków transportu,
  • usług prawniczych,
  • usług konsultingowych.

Księgowość

Bez względu na przynależność do bazy VIES przedsiębiorstwo zobligowane jest do właściwych rozliczeń transakcji zagranicznych. Co więcej, w przypadku braku zgłoszenia do europejskiego NIP-u przedsiębiorca nadal zobowiązany jest do naliczenia VAT-u według polskiej stawki przewidywanej przez ustawodawcę. Podstawą opodatkowania będzie jednak wartość faktury brutto, co uniemożliwi przedsiębiorcy odliczenie podatku, który również naliczył kontrahent. Stawki podatkowe mogą być bardzo wysokie w zależności od kraju kontrahenta, stąd VAT-UE sprzyja optymalizacji podatkowej i księgowej.

JPK a VAT-UE

Jednolity plik kontrolny – w skrócie JPK – to komplet informacji o operacjach gospodarczych przedsiębiorstwa w danym okresie podatkowym. Od roku 2018 każdy przedsiębiorca ma obowiązek wysyłania zestawienia swoich należności, zobowiązań i wierzytelności w określonym przez ustawodawcę formacie do urzędu skarbowego2. Niejednokrotnie powstaje konieczność przesłania korekty JPK ze względu na błędne informacje zamieszczone w pliku, który powinien zawierać wyłącznie dane z faktur polskich, tj. wystawionych polskim kontrahentom. Raportowanie transakcji wewnątrzunijnych w jednolitym pliku kontrolnym nie jest obowiązkowe.

VAT-UE – jak rozliczać?

Obowiązek podatkowy w przypadku transakcji wewnątrzunijnych powstaje już w chwili wystawienia faktury VAT. Moment ten nie może nastąpić później niż 15 dnia miesiąca następującego po wykonaniu danej usługi lub dostarczeniu towarów. Podatek należny i naliczony należy więc standardowo rozliczyć w okresie, w którym została wystawiona faktura.

Odwrotne obciążenie

Odwrotne obciążenie przy rozliczeniu podatku VAT polega na przerzuceniu tego obowiązku ze sprzedawcy (dostawcy) na nabywcę (kontrahenta). Na mocy ustawy o podatku od towarów i usług podatek należny staje się podatkiem naliczonym, który należy odliczyć. Złożoność odwrotnego obciążenia rodzi konieczność odrębnej jego ewidencji.

Z tą formą opodatkowania borykają się głównie przedstawiciele branży budowlanej, którzy muszą zweryfikować, czy spełnione są wszystkie ustawowe warunki:

  • dostawca jest czynnym podatnikiem, który nie ma siedziby ani nie prowadzi działalności na terenie RP,
  • dostawca nie jest zarejestrowany w Polsce jako czynny vatowiec,
  • nabywca jest podatnikiem VAT-UE,
  • dostawa towarów lub usług nie podlega sprzedaży wysyłkowej.

Czynny żal a VAT-UE

Czynny żal to świadome zawiadomienie organów skarbowych o popełnionym przez przedsiębiorcę czynie zabronionym poprzez osobiste lub listowne zgłoszenie w urzędzie skarbowym. Co do zasady czynny żal uznawany jest przez naczelnika urzędu skarbowego, jeśli zgłoszenie przestępstwa podatkowego nastąpiło przed interwencją organów podatkowo-skarbowych. Nie określono zatem terminu, w jakim podatnik powinien zgłosić przestępstwo z tytułu VAT-UE.

VAT-UE a import i eksport

Eksport towarów lub usług to dostawa towarów lub świadczenie usług na rzecz zagranicznego klienta. Nie powstaje wówczas obowiązek rozliczenia i wykazania podatku VAT należnego w rodzimym kraju eksportera. Nabywca towarów lub usług obligatoryjnie musi wykazać dany podatek.

Kto jest nabywcą w przypadku importu?

Jeśli polski przedsiębiorca importuje towary lub usługi z zagranicy, w świetle prawa jest nabywcą. To nabywca zobowiązany jest do rozliczenia podatku VAT w swoim kraju.

VAT-UE a faktura

Przedsiębiorca, wystawiając lub odbierając fakturę z tytułu transakcji wewnątrzwspólnotowych, powinien pamiętać o pewnych obowiązkowych informacjach, które muszą się na takim dokumencie znaleźć. Faktura powinna zawierać miejsce świadczenia usług lub dostawy towarów, które jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Dokument obligatoryjnie musi być opatrzony NIP-em europejskim zarówno nabywcy, jak i dostawcy usług lub towarów.

Podsumowanie

Brak zweryfikowanego europejskiego NIP-u rodzi wiele negatywnych skutków, począwszy od braku możliwości stosowania preferencyjnych stawek podatkowych. Długa i nużąca procedura zwrotu podatku z innych krajów unijnych niekorzystnie wpływa na płynność finansową firmy. Często zaniechanie rejestracji skutkuje nawet karą grzywny. Przedsiębiorcy, którzy w świetle ustawy są kwalifikowani do rejestracji VAT-UE, powinni czym prędzej udać się do urzędu skarbowego i pozwolić swojej firmie na efektywną optymalizację podatkową.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa