Co warto wiedzieć o sprawozdaniu finansowym?

Niektórzy przedsiębiorcy na koniec roku sporządzają tzw. sprawozdanie finansowe na podstawie danych z ksiąg rachunkowych. Kogo dotyczy ten obowiązek? I jak prawidłowo powinien wyglądać dokument?

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa
Sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe sporządza się na koniec roku obrotowego działalności. Jego celem jest podsumowanie i zamknięcie ksiąg rachunkowych. Osoby, które zdecydowały się na samozatrudnienie, np. freelancerzy albo małe startupy realizujące swój pomysł na biznes i rozliczające się za pomocą KPiR, mogą być spokojne – obowiązek ten dotyczy tylko przedsiębiorców prowadzących pełną księgowość.

Co to jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe stanowi główne źródło informacji o sytuacji firmy, m.in. o jej:

  1. płynności finansowej,
  2. kapitale obrotowym.

Korzystają z niego np. inwestorzy, samorządy oceniające zgodność działań firmy z regulacjami prawnymi czy wierzyciele przy podejmowaniu decyzji o udzieleniu pożyczki.

Jaka ustawa reguluje sprawozdania finansowe?

Polscy przedsiębiorcy sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r.1 o rachunkowości lub też według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Ci ostatni zyskują większą porównywalność z przedsiębiorstwami zagranicznymi, choć muszą przy tym pamiętać o uwzględnieniu krajowych regulacji prawnych dotyczących np. podatków.

Przykładem firmy działającej na arenie międzynarodowej może być spółka świadcząca usługi forfaitingu (działa podobnie jak faktoring).

Czym jest firma forfaitingowa?

Jej funkcjonowanie opiera się na skupowaniu wierzytelności firm, czyli niezapłaconych faktur. Dzięki temu firmy nie muszą długo czekać, aż pieniądze spłyną na konto firmowe, nie muszą także wysyłać wezwania do zapłaty.

Dobrze, jeśli firma faktoringowa lub forfaitingowa będzie członkiem funduszu gwarancyjnego Izby Rozliczeniowej i Rozrachunkowej oraz podatnikiem VAT-UE.

Sprawozdania finansowe a wielkość i rodzaj działalności

Jednostki zarejestrowane w KRS takie jak spółki jawne czy spółki partnerskie, których roczne przychody netto nie przekroczyły 2 mln euro, nie muszą składać sprawozdania finansowego. Mają jednak obowiązek dostarczenia do KRS oświadczenia potwierdzającego ten fakt w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Niektórzy przedsiębiorcy mogą sporządzać tzw. uproszczone sprawozdanie finansowe zawierające mniej informacji od standardowego.

Muszą oni jeden spełniać jeden z następujących warunków:

  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego nie przekracza 1 500 000 zł (dla jednostek mikro) lub 17 mln zł (dla małych jednostek),
  • przychody netto za sprzedaż towarów za rok obrotowy nie przekraczają 3 mln zł (mikro) lub 34 mln zł (małe) oraz niezatrudniający więcej niż 10 osób (mikro) lub 50 osób (małe).

Obowiązek realizacji sprawozdania finansowego spoczywa także na organizacjach pozarządowych takich jak:

  • fundacje,
  • stowarzyszenia,
  • kluby sportowe.

Jak powinno wyglądać sprawozdanie finansowe?

Sporządzenie sprawozdania finansowego spoczywa na jednostkach, które muszą prowadzić księgi rachunkowe ze względu na wysokość przychodów, oraz firmach, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania. Dokument ten musi zawierać poniższe elementy.

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego

Uwzględnia się w nim:

  • nazwę i siedzibę firmy,
  • przedmiot działalności,
  • sąd prowadzący rejestr,
  • czas trwania działalności,
  • okres objęty sprawozdaniem finansowym,
  • wskazanie, że sprawozdanie zawiera dane łączne z wewnętrznych jednostek organizacyjnych (jeżeli jednostka takie posiada),
  • wskazanie, że sprawozdanie sporządzono za okres, w którym nastąpiło połączenie spółek z uwzględnieniem metody rozliczenia,
  • wskazanie, że sprawozdanie zakłada kontynuowanie prowadzenia działalności gospodarczej i żadne okoliczności jej nie zagrażają,
  • opis zasad rachunkowości (metody wyceny aktywów i pasywów itp.).

Bilans

Ma za zadanie wycenić składniki majątku firmy.

Uwzględnia on:

  • aktywa,
  • pasywa,
  • inwestycje długoterminowe,
  • rozliczenia międzyokresowe,
  • zapasy,
  • należności krótko- i długoterminowe.

Rachunek zysków i strat

Opiera się na zestawieniu przychodów firmy ze sprzedaży usług, towarów i operacji finansowych (w tym także z dofinansowania dla firm) z kosztami uzyskania przychodów (np. ewidencją przebiegu pojazdów, czyli tzw. kilometrówką, czy wynagrodzeniem pracowników – kosztami pracodawcy). Zestawienie odzwierciedla różnicę między przychodem a dochodem jednostki w danym roku obrotowym.

Sprawozdanie z działalności

To ważny element sprawozdania finansowego.

Co powinno zawierać sprawozdanie z działalności?

Powinno zawierać m.in. istotne zdarzenia w roku obrotowym, przewidywany rozwój jednostki oraz jej obecną i prognozowaną sytuację finansową.

Kto zatwierdza i podpisuje sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w kilku egzemplarzach, które będą mogły zostać złożone w odpowiednich instytucjach (KRS, US), przy czym co najmniej jeden oryginał powinien pozostać w siedzibie jednostki. Należy także dopilnować, żeby każdy egzemplarz został podpisany przez te osoby, które są obecnymi członkami zarządu w momencie zatwierdzania sprawozdania przez zarząd.

Jak przygotować i złożyć sprawozdanie finansowe?

Od marca 2018 r. sprawozdanie finansowe przekazywane do KRS powinno być wyłącznie w formie elektronicznej. Do 30 września 2018 r. przedsiębiorcy mogą sporządzić je tradycyjnie i po podpisaniu przesłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie skanu. Tak wykonana kopia dokumentu musi być podpisana przez przynajmniej jedną uprawnioną osobę reprezentującą zarząd przedsiębiorstwa podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Za wysłanie skanu sprawozdania finansowego nie jest pobierana opłata (w przeciwieństwie do sprawozdania w formie elektronicznej). Z kolei już od przyszłego roku wszystkie sprawozdania będą musiały mieć formę elektroniczną – strukturę JPK określi Ministerstwo Finansów.

Jakie są terminy składania sprawozdań finansowych?

Sprawozdanie finansowe należy złożyć do sądu rejestrowego w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia dokumentu. Na podjęcie uchwały jest 6 miesięcy od dnia bilansowego, jeśli więc rok podatkowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to termin złożenia sprawozdania w KRS upływa 15 lipca. Z kolei termin złożenia sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego mija po 10 dniach od zatwierdzenia sprawozdania.

Sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców – przygotowują je jedynie ci, którzy prowadzą pełną księgowość.

Co zrobić, kiedy nie złoży się sprawozdania w terminie?

W przypadku, gdy podatnik zorientuje się, że nie złożył sprawozdania w terminie, powinien on niezwłocznie dostarczyć sprawozdanie finansowe wraz z tzw. czynnym żalem. Jest to zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (przestępstwa skarbowego) – jego złożenie zwalnia osobę winną od odpowiedzialności karnej.

Typy sprawozdań finansowych

Przedsiębiorcy prowadzący pełną księgowość mają obowiązek przygotować roczne sprawozdanie finansowe.

Mogą jednak robić to częściej, sporządzając sprawozdania:

  • półroczne i kwartalne – są mniej szczegółowe niż sprawozdania roczne, ale sprawdzają się wśród tych podmiotów, których akcje notowane są na rynkach publicznych,
  • incydentalne – tworzone w wyniku likwidacji bądź przekształceń w spółkach.

Istnieje także podział na:

  1. sprawozdania jednostkowe (dla pojedynczego przedsiębiorstwa),
  2. skonsolidowane (dla całej grupy kapitałowej).

Sprawozdanie finansowe fundacji

Fundacje składają sprawozdania finansowe do ministerstwa zgodnego z tematyką swoich działań. Na sporządzenie sprawozdania mają cały rok – bilans za 2017 r. można wysłać do ostatniego dnia 2018 r. Wzór dokumentu został dokładnie opisany w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dn. 8 maja 2001 r. dotyczącym zakresu sprawozdania z działalności fundacji.

Fundacje, które mają status organizacji pożytku publicznego, nie muszą składać sprawozdania do ministerstwa. Wystarczy, że do 15 lipca umieszczą je w bazie sprawozdań OPP prowadzonej przez Dyrektora Narodowego Instytutu Wolności.

Sprawozdanie finansowe stowarzyszenia

Stowarzyszenia przygotowują swoje sprawozdania finansowe na podstawie wzoru dla organizacji pozarządowych, opisanych w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie2, które zostały określone w załączniku nr 6 do ustawy o rachunkowości. Mogą z niego korzystać stowarzyszenia prowadzące wyłącznie działalność statutową oraz te, które łączą ją z działalnością gospodarczą.

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowych powinno zostać sporządzone najpóźniej do końca marca. Kolejne etapy to zatwierdzenie i wysłanie go do odpowiednich instytucji i urzędów (Urząd Skarbowy, Krajowa Rada Sądownictwa – do 10 lipca), a na koniec (do 15 lipca) przesłanie do bazy sprawozdań OPP.

Sprawozdania finansowe spółek

Jakie zasady sporządzania sprawozdania finansowego obowiązują spółki?

Spółka jawna – sprawozdanie oraz odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego musi złożyć do 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego do KRS.

Spółka komandytowa – roczne sprawozdanie sporządza w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (kończącego rok obrotowy). Dokument w ciągu 6 miesięcy musi zostać zatwierdzony przez wspólników, a następnie w ciągu kolejnych 15 dni przedłożony w KRS.

Spółka cywilna – musi zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników, aby móc zatwierdzić roczne sprawozdanie i złożyć je do KRS.

Spółka akcyjna – tu również wszyscy wspólnicy na zwyczajnym zgromadzeniu muszą zatwierdzić sprawozdanie finansowe. Obowiązują terminy jak przy pozostałych spółkach.

Sprawozdania finansowe grup kapitałowych

Grupy kapitałowe mają możliwość przygotowania rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Zawiera ono skonsolidowane dane jednostki dominującej oraz wszystkich jednostek jej podległych ujęte w określonych ramach. Wśród nich są m.in.:

  • bilans,
  • rachunek zysków i strat,
  • rachunek przepływów pieniężnych,
  • zestawienia zmian w skonsolidowanym kapitale własnym.

Grupy kapitałowe będące emitentami papierów wartościowych mają obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSR).

Sprawozdania finansowe firm

Właściciele np. firm transportowych nieprowadzący pełnej księgowości mają obowiązek sporządzania uproszczonego bilansu oraz rachunku zysków i strat w przypadku potrzeby odnowienia licencji, zezwolenia bądź zgłoszenia nowego pojazdu. Ci zaś, którzy prowadzą pełną księgowość, ale zaliczają się do jednostek mikro lub małych, mogą sporządzić sprawozdanie finansowe uproszczone.

Kto czyta sprawozdanie finansowe?

Audyt finansowy ma za zadanie stwierdzić, czy informacje na temat majątku i finansów firmy bądź jednostki przedstawione są w sposób przejrzysty i rzetelny. Sprawozdanie finansowe sprawdza biegły rewident pod kątem:

  • zgodności z zasadami rachunkowości,
  • zgodności z przepisami prawa oraz statutu firmy,
  • zgodności z księgami rachunkowymi firmy.

Sprawozdania finansowe czytają nie tylko rewidenci. To także najważniejsze źródło informacji dla inwestorów. Kryją się one w bilansie spółki (świadczy o majątku i źródłach finansowania), rachunku zysków i strat (mówi o efektywności majątku) oraz w sprawozdaniu z przepływu środków pieniężnych.

Sprawozdanie finansowe przy zawieszonej działalności

Jeśli przedsiębiorca nie zamknął ksiąg rachunkowych, a przy tym nie złożył sprawozdania finansowego za rok obrotowy, w którym działalność była zawieszona, może dojść do sytuacji, kiedy sąd rejonowy upomni się o zaległe sprawozdanie. Należy wtedy wystosować w sądzie oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego w związku z zawieszeniem działalności, niedokonywaniem odpisów amortyzacyjnych oraz niewystępowaniem zdarzeń o charakterze majątkowym bądź finansowym w danym okresie.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa