Księga przychodów i rozchodów (KPiR) – krok po kroku

Obowiązek prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów spoczywa na przedsiębiorcach rozliczających się na zasadach ogólnych oraz odprowadzających podatek liniowy. Niektórzy decydują się na pomoc biur rachunkowych. Jednak KPiR z powodzeniem można prowadzić samodzielnie. Co trzeba o niej wiedzieć?

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa

Księga przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) służy do ewidencji przychodów i rozchodów (kosztów) działalności gospodarczej. Na jej podstawie przedsiębiorca ustala dochód, który podlega opodatkowaniu, podstawę opodatkowania oraz wysokość podatku za rok podatkowy. Dokument ten służy do rozliczania się z Urzędem Skarbowym. KPiR prowadzą przedsiębiorcy rozliczający się na tzw. zasadach ogólnych oraz liniowo.

Ustawy i rozporządzenia o KPiR

Obowiązek prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów opisuje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych1. Od 1 marca 2018 r. Ministerstwo Finansów wprowadziło zmiany w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR.

Wśród istotnych różnic są m.in.:

  • zniesienie obowiązku informowania Urzędu Skarbowego o prowadzeniu KPiR,
    możliwość złożenia korekty deklaracji do 14 dni od wszczęcia kontroli celno-skarbowej,
  • brak konieczności odwoływania się do rachunku płatniczego w kwestii płatności między przedsiębiorcami – wystarczy odwołanie się do kosztów.

KPiR na zasadach ogólnych

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zobowiązuje do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów osoby fizyczne zarządzające jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi, spółkami cywilnymi, spółkami jawnymi i partnerskimi – prowadzenie księgi jest możliwe, o ile ich przychody za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 2 mln euro. Obowiązek prowadzenia KPiR mają także gospodarstwa rolne prowadzące działalność gospodarczą (tylko jeżeli łączny przychód nie przekroczy 10 tys. zł w roku podatkowym).

Jak wygląda Księga Przychodów i Rozchodów?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów może mieć formę tradycyjną (papierową) lub elektroniczną. Papierową wersję można kupić w sklepach z artykułami biurowymi. Wzór KPiR można pobrać z Internetu, wydrukować i uzupełniać ręcznie.

Dokument składa się z 16 kolumn, w których kolejno uzupełnia się: liczbę porządkową wpisów, datę wydatku lub przychodu, numer faktury bądź dowodu zakupu, dane kontrahentów, rodzaj transakcji, wartość sprzedaży bądź usług, przychody uzyskane poza sprzedażą i usługami, zakup materiałów lub towarów handlowych, koszty uboczne zakupu, informację o pensjach pracowników, pozostałe koszty, sumę kosztów oraz wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową. Jest także miejsce przeznaczone na uwagi.

Wersja papierowa czy elektroniczna?

Darmowe programy do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów można znaleźć w sieci (np. w postaci arkuszy kalkulacyjnych Excel lub programów do korzystania online) lub jako dodatek do prasy. Aby elektroniczna wersja KPiR została uznana za prawidłową, program, w którym jest prowadzona, powinien posiadać szczegółową instrukcję, a wszystkie dane muszą być zapisane na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach, tak aby uchronić je przed zniszczeniem.

Bardzo istotna jest także możliwość prawidłowego wydruku danych zgodnie ze wzorem księgi, a także możliwość wglądu w treść KPiR.

Wiele firm oferuje usługi prowadzenia księgowości online – wśród dostępnych usług można znaleźć księgowanie KPiR i VAT UE oraz księgowanie faktur. Popularnym programem do obsługi uproszczonej księgowości jest również Rachmistrz GT.

KPiR – samodzielnie czy z pomocą biura rachunkowego?

Z pewnością wielu przedsiębiorców mających obowiązek prowadzenia KPiR zastanawia się, czy dadzą radę prowadzić ją samodzielnie. Na początek ważne jest posiadanie elementarnej wiedzy oraz umiejętności rozróżniania podstawowych pojęć takich jak przychód a dochód czy koszty uzyskania przychodów (KUP).

Niezbędną wiedzę na temat samodzielnego prowadzenia księgowości zdobywa się na kursach (można np. ubiegać się o dofinansowanie dla firm w formie bonów edukacyjnych) lub na własną rękę z literatury fachowej i serwisów internetowych poświęconych tej tematyce.

księga przychodów i rozchodów
Czy warto prowadzić KPiR samemu czy z pomocą biura rachunkowego?

Osobom, które zdecydowały się na samozatrudnienie, comiesięczne wydatki na opłacenie biura rachunkowego mogą wydawać się zbyt wysokie. Jednak tego typu usługi wcale nie muszą być drogie. Wielu księgowych uzależnia swój cennik usług od liczby rozliczanych co miesiąc dokumentów. Dlatego w przypadku początkujących firm i startupów generujących stosunkowo niewielką liczbę faktur koszt opłacenia księgowego nie będzie wygórowany.

Własna działalność – KPiR czy ryczałt?

Każdy, kto przemyślał już swój pomysł na biznes, staje przed wyborem formy opodatkowania. Wybiera się ją podczas rejestracji firmy na druku CEiDG-1. Najczęściej są to zasady ogólne z obowiązkiem prowadzenia KPiR oraz opodatkowanie ryczałtem. Choć – w przeciwieństwie do ewidencji ryczałtu – prowadzenie KPiR jest dość skomplikowane, ma ono także sporo zalet. Umożliwia odliczenie kosztów uzyskania przychodu oraz wspólne rozliczanie się z małżonkiem.

JPK dla Księgi Przychodów i Rozchodów

Od początku 2018 r. Ministerstwo Finansów nałożyło na przedsiębiorców obowiązek przesyłania danych księgowych do organów podatkowych drogą elektroniczną w formie tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (plik XML). W jego skład wchodzi JPK_PKPIR, do składania której zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący KPiR wyłącznie w formie elektronicznej.

Urząd otrzymuje od podatnika informację o dochodzie, a także o kosztach uzyskania przychodu i wartości spisu z natury na początek i koniec roku. Warto sprawdzić, czy nasze oprogramowanie finansowo-księgowe ma funkcję generowania JPK.

KPiR a rozliczenia podatkowe – jak uzupełniać?

Czy freelancer, który do tej pory nie miał styczności z księgowością, poradzi sobie z samodzielnym uzupełnieniem KPiR? Owszem, jeśli tylko pozna podstawowe zasady jej prowadzenia.

Co warto wiedzieć podczas uzupełniania KPiR?

  1. Zapis kolejnych miesięcy w KPiR zazwyczaj jest dokonywany narastająco od początku roku – w przeciwnym razie przedsiębiorca musi sporządzić na ostatniej stronie zestawienie roczne.
  2. Moment ujęcia kosztów w KPiR to inaczej moment poniesienia kosztu uzyskania przychodu – jest to dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania kosztu.
  3. Metoda kasowa – dzięki niej obowiązek podatkowy powstaje w momencie uregulowania płatności za usługę (nie w momencie jej wykonania) – to dobre rozwiązanie dla małych przedsiębiorców z niskim kapitałem obrotowym firmy. Inną metodą na zachowanie płynności finansowej jest skorzystanie z usług firmy faktoringowej, która wykupuje wierzytelności, dzięki czemu podatnik może rozliczać się z faktur na bieżąco i nie musi już wysyłać wezwania do zapłaty swoim klientom. W przypadku klientów zagranicznych sprawdzi się także forfaiting (działający podobnie jak faktoring). Decydując się na tego typu usługi, warto sprawdzić, czy dana firma jest członkiem funduszu gwarancyjnego Izby Rozliczeniowej i Rozrachunkowej.
  4. Ceny sprzedaży w KPiR podajemy w kwocie brutto – dla podmiotów zwolnionych z VAT – lub w kwocie netto, gdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT.
  5. Składki ZUS na ubezpieczenie społeczne (rentowe, chorobowe, emerytalne, wypadkowe) mogą zostać potraktowane jako koszt uzyskania przychodu lub odliczone od dochodu z zaliczki na podatek dochodowy razem ze składką na ubezpieczenie zdrowotne (w przypadku tej ostatniej odliczamy 7,75% podstawy wymiaru); składki na Fundusz Pracy zalicza się do kosztów uzyskania przychodu (kolumna 13 KPiR).
  6. Przedsiębiorca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia księguje wynagrodzenie z tytułu wykonania umowy w kolumnie 12 lub 13 w kwocie brutto.
  7. Leasing finansowy – przedsiębiorca jest zobowiązany do amortyzowania przedmiotu leasingu, w związku z czym do kosztów podatkowych można zaliczyć odpisy amortyzacyjne oraz część odsetkową raty leasingowej.
  8. Różnice kursowe w KPiR – faktury wystawiane w obcych walutach rozliczamy na podstawie wartości przeliczonej na PLN według średniego kursu ogłoszonego przez NBP w dniu poprzedzającym dzień wystawienia faktury.
  9. Lista płac w KPiR – dokument uwzględniający wszystkie koszty pracodawcy – wynagrodzenie wraz ze składkami ZUS i podatkiem dochodowym dla poszczególnych pracowników.

Kiedy trzeba przejść na pełną księgowość?

Prowadzenie działalności za pomocą księgowości uproszczonej (KPiR lub ryczałt) obowiązuje przedsiębiorców, których przychód z poprzedniego roku nie przekroczył równowartości 2 mln euro w polskiej walucie.

Na pełną księgowość muszą przejść właściciele firm, których przychody netto ze sprzedaży towarów lub usług przekroczyły 2 mln euro w przeliczeniu na złotówki (kurs NBP z 1. dnia roboczego października roku poprzedzającego), a także ci, którzy zdecydowali się przekształcić działalność w spółkę kapitałową prawa handlowego lub w spółkę osobową prawa handlowego.

W skład ksiąg rachunkowych wchodzą: księga główna, dzienniki, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont, inwentarz.

Prowadzenie ewidencji magazynowej w KPiR

Przedsiębiorca, który przyjmuje towary i materiały pomocnicze przed otrzymaniem za nie faktury zakupu, powinien wprowadzać je do KPiR, uwzględniając dane dostawcy, rodzaj i ilość zakupionego towaru, cenę jednostkową towaru oraz wartość dostawy. Przy opisie produktów powinien się znaleźć podpis osoby przyjmującej dostawę. Po otrzymaniu faktury należy podpiąć ją do wcześniej sporządzonego opisu, a w razie różnic należy wprowadzić poprawki do KPiR.

KPiR a bilans i obsługa roczna

Wraz z końcem roku przedsiębiorcy, szczególnie zajmujący się handlem, muszą podsumować swoje stany magazynowe i majątkowe. Zamknięcie roku podatkowego to swego rodzaju wewnętrzne sprawozdanie finansowe firmy dające wgląd w majątek. Inwentaryzacja powinna być sporządzona na koniec roku lub na pierwszy dzień roku kolejnego.

Startujący przedsiębiorcy również muszą pamiętać, że przy wyborze KPIR inwentaryzacja początkowa staje się też ich obowiązkiem. Przeprowadzając w KPIR remanent początkowy, odnotowujemy zasoby, z jakimi nowa firma rozpoczyna działalność. Przedsiębiorca prowadzący KPIR powinien również sporządzić bilans. Takie podsumowanie pozwala na ujęcie aktywów i pasywów firmy, na które nie ma miejsca w samej KPIR, np. konto firmowe i środki na nim zgromadzone.

KPiR a dochód i przychód

Po przeprowadzeniu rocznego remanentu nadchodzi czas na ustalenie rocznego dochodu przedsiębiorcy. Sam dochód definiowany jest jako różnica między przychodem i kosztami uzyskania przychodu powiększona o różnice remanentowe.

W przypadku braku przychodów możliwe jest odliczanie kosztów. Na koniec roku sporządza się tzw. spis z natury, który bierze się pod uwagę przy wyliczaniu tzw. straty w danym roku. Stratę można rozliczyć w najbliższych pięciu latach podatkowych.

Dodatkowe ewidencje obok KPiR

Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji sprzedaży (łącznie z KPiR) dla przychodu nieudokumentowanego fakturami, kiedy zatrudnia do prowadzenia księgi biuro rachunkowe, prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego lub zajmuje się handlem obwoźnym.

Do dodatkowych ewidencji zalicza się także:

  • ewidencję wyposażenia dla składników majątku niezaliczonych do środków trwałych o wartości przekraczającej 1500 zł,
  • ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencję kart przychodów pracowników,
  • ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę (w przypadku używania prywatnego samochodu dla celów firmowych),
  • ewidencję pożyczek i rzeczy zastawionych (przedsiębiorca prowadzący lombard),
  • ewidencję kupna i sprzedaży obcych walut i dewiz (w przypadku prowadzenia kantoru).

KPiR a ewidencja VAT

Firma – jako aktywny podatnik VAT – prowadząc sprzedaż na rzecz podatników będących również podatnikami VAT, jest zobowiązana do prowadzenia rejestru transakcji, w którym z osobna zidentyfikowany będzie każdy kontrahent za pomocą numeru NIP. Dość często przedsiębiorcy rejestrują zbiorczo sprzedaż z całego dnia np. na podstawie raportu z kasy.

Ten sposób niestety nie znajdzie zastosowania w przypadku samej KPIR. Obecnie przepisy nakładają na przedsiębiorcę prowadzenie rejestru VAT dokumentującego każdą transakcję oraz drugą stronę tej transakcji.

W KPIR należy z kolei dokonywać wpisów na podstawie raportów dobowych z kas rejestrujących, co uniemożliwia identyfikację pojedynczych transakcji. Sposobem na to może być przygotowywanie zestawienia z rejestru VAT i na jego podstawie dokonywanie wpisu do KPIR.

Szczególną sytuacją jest odwrotne obciążenie VAT, przy którym to właśnie kupujący ma obowiązek rozliczyć podatek. W tym wypadku sprzedawca księguje kwotę jako sprzedaż towarów i uwzględnia ją w rejestrze VAT. Nabywca wskazuje tę transakcję jako zakup towarów lub pozostałe wydatki. Jeśli firma nie jest podatnikiem VAT, nie musi prowadzić rejestrów VAT, a w KPIR dokonuje wpisów w kwotach brutto.

KPiR a import i eksport

Przedsiębiorcy zajmujący się importem towarów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów powinni uznać dzień wystawienia faktury bądź rachunku, mimo że w wielu przypadkach data na na fakturze różni się od daty dostawy towaru.

Do kosztów zalicza się także koszty celne wynikające z dokumentów SAD lub PZC – powinny one być umieszczane w KPiR zgodnie z datą wystawienia danego dokumentu. W przypadku eksportu towarów przy uzupełnianiu KPiR warto zwrócić uwagę na wyliczenia kursów walut.

Środki trwałe w KPiR

Środki trwałe, czyli rzeczowe składniki majątku firmy o wartości przekraczającej 3500 zł brutto (w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT), należy uwzględniać w ewidencji środków trwałych i naliczać odpisy amortyzacyjne. Nabycie majątku poniżej tej kwoty można umieścić w KPiR bezpośrednio w kosztach za dany miesiąc w kolumnie 13, która uwzględnia pozostałe wydatki. Aby zlikwidować środek trwały, należy wycofać go z ewidencji poprzez dokument LT likwidujący środek trwały.

Różne rodzaje faktur w KPiR

Przedsiębiorca otrzymujący różnego rodzaju faktury powinien wiedzieć, kiedy i z jaką datą uwzględniać je w KPiR. Nie należy także zapominać, że faktury i rachunki powinny być ponumerowane zgodnie z numeracją KPiR.

Które rodzaje faktur należy ewidencjonować w KPiR, a które można pominąć?

  • Faktura zaliczkowa – wystawia się ją jako potwierdzenie otrzymania zaliczki, nie powinna jednak być uwzględniana jako koszt ani jako przychód – rozliczenie podatku następuje dopiero po wystawieniu faktury końcowej.
  • Faktura korygująca – jeśli korekta spowodowana jest błędem rachunkowym lub pomyłką na fakturze pierwotnej, wówczas koryguje się koszt w dacie pierwotnej faktury zakupu. W innym wypadku (np. zwrot towaru) fakturę ewidencjonuje się za okres, w którym została wystawiona.
  • Faktura z poprzedniego miesiąca – zapomniana faktura kosztowa może być rozliczona w jednym z dwóch kolejnych miesięcy (okresów rozliczeniowych).
  • Faktura z poprzedniego roku – w tej sytuacji należy zaksięgować koszty z poprzedniego roku z datą wsteczną przynależną do ostatniego okresu rozliczeniowego.
  • Faktura bez NIP – w tym wypadku przedsiębiorca może wystawić tzw. notę korygującą, której zadaniem jest uzupełnienie brakującej treści (w tym wypadku NIP), lub poprosić o wystawienie faktury korygującej.
  • Niezapłacona faktura – korektę kosztów należy uwzględniać w KPiR w przypadku sporu o wykonaną usługę lub otrzymany towar, np. w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie doszedł do porozumienia z usługobiorcą i koszt usługi został zmniejszony.
Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa