Koszty uzyskania przychodu

Pojęcie kosztów uzyskania przychodu statystycznemu Polakowi przypomina się raz do roku, kojarząc się z nieuchronnie zbliżającym się terminem dokonania rozliczenia podatkowego. W zgodzie z definicją prawną w przypadku pracownika są to wydatki, jakie ponosi on w celu uzyskania przychodu. W domyśle koszty uzyskania przychodu mają rekompensować pracownikowi wszelkie trudności związane z uzyskaniem przychodu – stąd np. zwiększone koszty w przypadku dłuższych dojazdów do pracy. Stałe kwoty kosztów i ich zróżnicowanie mogą przysparzać podatnikowi wielu problemów. W poniższym tekście postaramy się przybliżyć czytelnikowi podstawowe pojęcia związane z kosztami uzyskania przychodu i rozwiać główne wątpliwości.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa
Koszty uzyskania przychodu

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Definicję kosztów uzyskania przychodu można znaleźć w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych1 oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wspomniane akty prawne nie wymieniają jednak wydatków, które można uznać za te koszty, zawierają jedynie katalog wydatków, które za takie koszty nie mogą być uznane. Ustalenie zatem tego, co może zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, może sprawiać trudności. Podatnik musi pamiętać, że powszechnie uznaje się (co potwierdza także orzecznictwo), że wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów to wydatki, co do których podatnik wykaże ich bezpośredni związek z pracą lub prowadzoną działalnością gospodarczą. Są to też takie wydatki, które mają wpływ na osiągany przez podatnika przychód.

Koszt uzyskania przychodu dla osób fizycznych

Gdzie można odnaleźć definicję kosztów uzyskania przychodów?

Definicję kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych można znaleźć w ustawie o PIT. Art. 22 ust. 1 wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Ustawa wspomina również, że w kosztach nie może się żadna z pozycji wymienionych w art. 23 ustawy – znajduje się tam katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Do najważniejszych punktów z tego katalogu należą m.in. wydatki na:

  • nabycie gruntów,
  • ulepszenie środków trwałych,
  • spłatę kredytów.

Koszt uzyskania przychodu dla firm i przedsiębiorstw

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych zawiera własną definicję kosztów uzyskania przychodów. Znajduje się ona w art. 16 ust. 12. Tutaj również nie uwzględniono zamkniętej listy wydatków, które mogą być uznane za koszty. Takie ujęcie jest prawidłowe – w rzeczywistości wolnego rynku stworzenie zamkniętego katalogu kosztów uzyskania przychodów nie jest możliwe. Zamiast tego ustalono cechy, jakie muszą spełniać wydatki, by mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Właśnie dlatego w ustawie o CIT (podobnie jak w przypadku PIT) umieszczono katalog wydatków, które do kosztów uzyskania przychodu nie mogą zostać zaliczone. W samej konstrukcji koszty uzyskania przychodu w CIT nie różnią się znacznie od tych z PIT.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

W najczęściej spotykanym ujęciu z kosztami uzyskania przychodu mamy do czynienia przy odliczaniu tzw. kosztów pracowniczych w podatku dochodowym od osób fizycznych. Stawka podstawowa w tym wypadku to 111,25 zł miesięcznie, co składa się na nie więcej niż 1335 zł rocznie. Stosuje się ją tylko wtedy, kiedy pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której pracuje. Dla osób dojeżdżających ustawa o PIT wprost określa także kwotę tzw. podwyższonych kosztów – to z kolei 139,06 zł miesięcznie i nie więcej niż 1668,72 zł rocznie. Żeby obliczyć podwyższone koszty, należy pamiętać, że korzystający z nich pracownik nie może otrzymywać dodatku za rozłąkę.

Koszty uzyskania przychodu – osoba fizyczna

Kwestią wyjątkową jest moment zbiegu dwóch umów o pracę, stosunkowo często spotykany na dzisiejszym rynku pracy. W takim wypadku pracownik miejscowy nie może przekroczyć kwoty 2002,05 zł kosztów uzyskania przychodu. W przypadku osób dojeżdżających jest to 2502,56 zł w skali roku. Jest to więc mniej niż podwójna wysokość jednorazowej stawki.

Ogólna zasada w przypadku osób fizycznych wskazuje, że aby wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione dwa warunki:

  1. wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodu umieszczonym w ustawie o PIT,
  2. celem wydatku musi być osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie osiąganego przychodu.

Koszty uzyskania przychodu – umowa-zlecenie

Umowa-zlecenie, będąca jedną z umów cywilnoprawnych, jest uregulowana przepisami kodeksu cywilnego.

Jakie są zasady obowiązujące przy umowie-zlecenie?

Zasadą przy tego rodzaju umowie są 20% koszty uzyskania przychodu liczone od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe. Przy zleceniu można także zastosować 50% koszty uzyskania przychodu liczone od tej kwoty pomniejszonej o składki społeczne w części płaconej przez ubezpieczonego. W umowie-zleceniu obowiązuje limit 42 764 zł, po przekroczeniu którego nie rozlicza się już kosztów uzyskania przychodów.

Koszty uzyskania przychodu – umowa o pracę

Opisaliśmy już podstawowe zasady obowiązywania kosztów uzyskania przychodu w przypadku stosunku pracy. Przy umowie o pracę istnieją jednak pewne szczególne okoliczności pozwalające zwiększyć raz ustaloną kwotę. Jest to np. przypadek, kiedy roczne koszty uzyskania przychodów, o których mowa była wyżej, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu zbiorowego (autobus, kolej, prom, komunikacja miejska jako taka). Wtedy w rocznym rozliczeniu koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Takie koszty należy wtedy udokumentować imiennymi biletami okresowymi.

Koszty uzyskania przychodu – umowa o dzieło

Odliczenie kosztów uzyskania przychodu stosujemy również w innej umowie cywilnoprawnej, czyli umowie o dzieło. W tym wypadku ponownie istnieje możliwość zastosowania wysokich, 50% kosztów uzyskania przychodów.

O zastosowaniu takich kosztów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich decyduje wyłącznie fakt uzyskania przychodu z tytułu wykonania dla zamawiającego:

  • utworu,
  • dzieła
  • jakiegokolwiek innego przedmiotu praw własności intelektualnej będących przedmiotem prawa autorskiego.

Procentową kwotą bazową w takim wypadku są jednak wciąż koszty w wysokości 20% uzyskanego przychodu, obliczonego od przychodu pomniejszonego o potrącone w danym miesiącu składki emerytalne, rentowe i chorobowe.

Koszty uzyskania przychodu – formularze PIT

Obowiązkiem tak pracodawcy, jak i pracownika jest określenie wysokości kosztów uzyskania przychodów na formularzach dotyczących rocznego zeznania podatkowego. Na wystawianym przez pracodawcę formularzu PIT-11 koszty uzyskania przychodów znajdują się w części E, w kolumnie rozpoczynającej się od pola nr 30. Z kolei najpopularniejszy formularz dla osób fizycznych, czyli PIT-37, umieszcza koszty uzyskania przychodów w części C, w kolumnie rozpoczynającej się od pola nr 38. Koszty znajdujące się w odpowiednich wierszach już w tym miejscu formularza służą do obniżenia przychodu i obliczenia dochodu, który stanowi podstawę dalszego obliczenia kwoty podatku.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Sama możliwość wybrania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu została stworzona dla pracowników, którzy mieszkając poza miejscowością wykonywania pracy, ponoszą dodatkowe koszty związane z dojazdem do miejsca zatrudnienia. Koszty uzyskania przychodu w wysokości 139,06 zł stosuje się już przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy. Żeby pracodawca mógł je naliczyć, pracownik musi złożyć oświadczenie o spełnieniu określonego w przepisie warunku mówiącego, że miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Koszty uzyskania przychodu z wielu stosunków pracy

Jak już zostało to opisane, nieco inne kwoty obowiązują w przypadku pracownika, który jest związany wieloma stosunkami pracy. Pracodawcy wyliczają koszty uzyskania przychodów na PIT-11 i umieszczają je na formularzach niezależnie od siebie. Pracownik musi w tym względzie wykazać się uwagą, ponieważ w momencie sporządzania zeznania rocznego będzie on musiał uwzględnić maksymalny wymiar kosztów uzyskania przychodów w skali rocznej. Nie może on przekroczyć kwoty 2002,05 zł za rok podatkowy, zaś gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – kwoty 2502,56 zł.

Miejsce zamieszkania a koszty uzyskania przychodów

Miejsce zamieszkania ma bezpośredni związek z kosztami uzyskania przychodów. Tylko mieszkając w innej miejscowości niż lokalizacja zakładu pracy, możemy skorzystać z podwyższonych kosztów. Co ciekawe, zastosowanie wyższych kosztów uzyskania przychodu następuje już w momencie dojeżdżania do pracy tylko przez część miesiąca. Izba Skarbowa w Łodzi potwierdziła to w interpretacji nr IPTPB1/4511-611/15-2/MH.

Zwolnienie lekarskie a koszty uzyskania przychodów

Ciekawym wyjątkiem przy obliczaniu kosztów uzyskania przychodów jest uzyskanie zwolnienia lekarskiego.

Kiedy pracownikowi przysługuje zwolnienie lekarskie, a kiedy zasiłek?

Gdy okres niezdolności do pracy trwa łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego (a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia, dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego), pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, a jedynie zasiłek chorobowy wypłacany na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby.

W przypadku gdy w danym miesiącu jedynym przychodem pracownika był zasiłek chorobowy, koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie przysługują. Analogicznie traktuje się uzyskanie zwolnienia na czas ciąży.

Koszty uzyskania przychodu w 2018 roku

Koszty uzyskania przychodów dotyczące pracowników w 2018 r. nie ulegają zmianie. Ich wysokość jest stała od 2008 r. Z jednego stosunku pracy wynoszą one nie więcej niż 1335 zł rocznie. Kilka stosunków pracy łącznie umożliwia odliczenie nie więcej niż 2002,05 zł rocznie. Jeden stosunek pracy dla dojeżdżających oznacza nie więcej niż 1668,72 zł rocznie, a analogiczna sytuacja przy kilku stosunkach pracy to łącznie nie więcej niż 2502,56 zł rocznie. Roczny limit 50% kosztów uzyskania przychodów dla twórców wynosi 42 764,00 zł.

Koszty uzyskania przychodu – działalność gospodarcza

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej głównym warunkiem wliczenia wydatków w koszty uzyskania przychodów jest posiadanie na nie rachunku lub faktury VAT. Dodatkowo muszą one być związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Przykłady rzeczy, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodów, to m.in.:

  • meble biurowe,
  • artykuły papiernicze,
  • tonery,
  • telefon stacjonarny zarejestrowany na firmę,
  • laptop,
  • zakup samochodu firmowego,
  • nawigacja GPS,
  • usługi remontowe i wykończeniowe.

Koszty uzyskania przychodów – przykłady i dokumentacja

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych spełniać następujące warunki:

  1. musi on pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  2. nie może znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, a także być właściwie udokumentowany.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Należy zaznaczyć, że koszty, które zostały poniesione jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, możemy uznać za koszty uzyskania przychodu.

Czy istnieje przepis, który reguluje koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności?

Istnieją przepisy udowadniające, że koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności można uznać za koszty uzyskania przychodów. Zostało to potwierdzone przez Izbę Skarbową w Łodzi w interpretacji indywidualnej nr IPTPB1/415-299/12-6/DS. Mówi ona, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają unormowania, które zabraniałoby zaliczenia do kosztów wydatków ponoszonych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Koszty uzyskania przychodu
Koszty uzyskania przychodu reguluje szereg przepisów prawnych. Mało osób wie, że koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności zaliczają się do kosztów uzyskania przychodu.

Obowiązek udowodnienia powiązania poniesionego wydatku ze źródłem przychodu spoczywa na podatniku. Zatem koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, ale mające związek z uzyskiwanym później przychodem, stanowią koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Kalkulator

Koszt uzyskania przychodów w podatkach dochodowych jest stosunkowo prosty do obliczenia, jednak przy okazji szczególnych przypadków można napotkać niespodziewane trudności. Żeby maksymalnie ułatwić czytelnikom obliczanie kosztów uzyskania przychodów we własnych zeznaniach podatkowych, przygotowaliśmy przydatny kalkulator. Jego obsługa nie powinna sprawić żadnych trudności, a pozwoli uniknąć wielu potencjalnych problemów.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa