Konto firmowe jako podstawowy element działalności gospodarczej

Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, który dopiero rozpoczyna swoją działalność gospodarczą, musisz mieć sposób na rozliczanie się z kontrahentami, a także na odprowadzanie podatków do kasy Skarbu Państwa. Zadbaj o swoje konto firmowe! To jedno z najważniejszych narzędzi, z których będziesz korzystać, dlatego warto przemyśleć jego wybór.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa
Konto firmowe

Czym jest rachunek firmowy?

Rachunek firmowy to po prostu rachunek bankowy należący do osoby fizycznej prowadzącej własną działalność gospodarczą albo do przedsiębiorców działających na zasadach prawa handlowego (np. do spółki jawnej, partnerskiej). Takie konto ułatwia rozliczanie się z klientami, dostawcami usług lub dokonywanie zakupów czy odprowadzanie składek do ZUS. Oprócz podstawowych funkcji niektóre z takich rachunków oferują szereg dodatkowych korzyści.

Czy posiadanie konta firmowego jest obligatoryjne?

Nie jest – przykładowo właściciele mikroprzedsiębiorstw mogą korzystać z dotychczasowego rachunku prywatnego.

Czy warto jest założyć konto firmowe?

Posiadanie firmowego konta jest jednak zalecane, gdyż ułatwia oddzielanie transakcji prywatnych od tych, które są przeprowadzane w ramach prowadzonej działalności. Dodatkowo pozwala to uniknąć zablokowania wszystkich posiadanych środków, gdy Urząd Skarbowy postanowi przeprowadzić szczegółową kontrolę. Dzięki temu można uniknąć sporych nieprzyjemności i problemu z płynnością finansową.

Przede wszystkim korzyści

Prowadzenie rachunku firmowego niesie za sobą wiele korzyści, być może nieoczywistych na pierwszy rzut oka. Zaliczyć do nich można:

  • przejrzystość i wygodę – łatwo rozróżnić transakcje, czy należą do codziennych wydatków, czy są zapłatą za usługi związane z firmą. Wydatki się nie mieszają, przez co łatwiej je kontrolować. Doceni to także Urząd Skarbowy,
  • dodatkowe narzędzia – banki oferują dodatkowe usługi takie jak prowadzenie księgowości czy bezpłatne przelewy do ZUS i US,
  • uwzględnianie kosztów – ewentualne opłaty związane z prowadzeniem rachunku firmowego można uwzględniać w kosztach,
  • split payment – nowa usługa polegająca na tym, że bank automatycznie rozdziela płatność na dwie kwoty: netto i wartość podatku VAT. Ta druga trafia na specjalny rachunek przeznaczony do rozliczania się z fiskusem,
  • większe odsetki – odsetki na rachunku firmowym nie są pomniejszane o podatek Belki.

Niezbędne dokumenty

Aby założyć konto firmowe, należy wpierw zarejestrować działalność w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Można zrobić to bezpłatnie przez Internet.

Jest to niezbędne, gdyż do założenia konta potrzebujemy następujących danych:

  1. firmy:
    • NIP,
    • REGON,
    • Numer Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),
    • adres,
    • data rozpoczęcia działalności,
    • numer telefonu, adres e-mail,
  2. przedsiębiorcy:
    • seria i numer dowodu osobistego,
    • PESEL,
    • adres,
    • numer telefonu, adres e-mail.

Lista dokumentów niezbędnych do założenia konta może się różnić w zależności od banku, z usług którego zamierzamy korzystać, jednak wymagania w większości przypadków będą się pokrywać.

Poinformuj Urząd Skarbowy o każdym koncie

Jednym z obowiązków ciążących na przedsiębiorcach jest konieczność informowania Urzędu Skarbowego o wszelkich posiadanych rachunkach bankowych. Dotyczy to zarówno ich otwarcia, jak i ich zamknięcia1. Jeśli nie dopełnimy tego obowiązku, grozi nam grzywna od 200 do nawet 40 000 zł. Lista rachunków, które możemy posiadać, będąc przedsiębiorcą, jest dosyć długa.

Mogą to być konta:

  • rozliczeniowe,
  • oszczędnościowe,
  • oszczędnościowo-rozliczeniowe (tzw. ROR),
  • lokaty oszczędnościowe,
  • lokaty terminowe,
  • rachunki powiernicze.

Zgłoszenie przez internet

Na szczęście zgłoszenia można dokonać w prosty sposób – przez Internet. W takiej sytuacji będziemy potrzebować kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W przypadku prowadzenia własnej firmy czasem posiadamy więcej niż jeden rachunek, a przy rozwiniętej działalności – nawet kilkadziesiąt. Urząd musimy poinformować o każdym z nich.

konto firmowe
Zakładając konto firmowe pamiętaj o tym, aby poinformować o nim odpowiednie instytucje.

Uwaga! Konieczność ta dotyczy nawet lokat jednodniowych, gdyż w przypadku ich założenia powstaje odrębny rachunek bankowy. Jest to dodatkowy obowiązek, który może wiązać się z pewnymi niedogodnościami, jednak prawo nie przewiduje żadnych odstępstw od tego obowiązku.

Jak poinformować?

Przedsiębiorcy widniejący w ewidencji CEIDG dokonują aktualizacji danych przy użyciu elektronicznego rejestru. Wymagane jest wypełnienie i złożenie formularza CEIDG-1, ewentualnie załącznika CEIDG-RB.

Można tego dokonać przy użyciu:

  • platformy ePUAP
  • konta firmowego (dającego taką możliwość).

Dopuszczalne jest także dostarczenie dokumentu w formie papierowej. W tym przypadku składamy go w Urzędzie Gminy. Zgłoszenia należy dokonać w przeciągu 7 dni.

Konto firmowe – jak korzystać?

Tego typu rachunek służy przede wszystkim do prowadzenia działalności gospodarczej i obsługi przelewów (wychodzących i przychodzących) związanych z prowadzeniem biznesu. Dotyczyć to może operacji gotówkowych. Z technicznej strony obsługa jest właściwie identyczna jak w przypadku rachunku prywatnego, pojawiają się jednak różne usługi dodatkowe. Jak już wiadomo, zdarzają się sytuacje, gdy do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej takie konto nie jest wymagane i dysponujemy wyłącznie jednym rachunkiem. Gdy mamy ich kilka – co najmniej dwa, do celów prywatnych i służbowych – można teoretycznie bez ograniczeń przelewać środki z prywatnego konta na firmowe oraz w drugą stronę.

Minusy przelewania środków z prywatnego konta na prywatne i na odwrót

Minusem takiego rozwiązania jest problem z kontrolowaniem:

  • wydatków,
  • prywatnych inwestycji
  • odłożonych oszczędności.

Przez wzgląd na finansową higienę i dobre relacje z Urzędem Skarbowym zdecydowanie wskazane jest oddzielenie transakcji prywatnych od firmowych. Oprócz tego niektóre banki w swoich regulaminach informują, że nasze prywatne konto nie może służyć do prowadzenia działalności gospodarczej.

Zamknięcie konta firmowego

Czasem stajemy przed koniecznością zamknięcia konta firmowego. Powody są różne: zakończenie działalności, koniec atrakcyjnych warunków bądź przeniesienie środków finansowych do innego banku. Jak tego dokonać? Okazuje się, że nie zawsze jest to takie proste.

Czy zawsze możemy zamknąć rachunek przez internet?

Nie wszystkie banki, którym dotychczas powierzaliśmy nasze pieniądze, umożliwiają zamknięcie rachunku przez Internet.

Przykładowe banki, w których można zamknąć konto drogą elektroniczną:

  • Getin Bank,
  • mBank,
  • Orange Finanse.

Tradycyjne informowanie o chęci zamknięcia konta firmowego

Przeważnie będziemy zmuszeni poinformować bank o chęci zaprzestania korzystania z ich usług pisemnie lub osobiście, fatygując się do oddziału. W przypadku listu nie zawsze wystarczy sam podpis – niekiedy będziemy musieli skorzystać z potwierdzenia notarialnego. Jeśli spółka ma więcej niż jednego właściciela, wniosek musi zawierać podpisy każdego z nich. Czasem może wystąpić problem z akceptacją wniosku z powodu niezgodności podpisów z kartą wzoru.

Co powinien zawierać wniosek i koszty zamknięcia rachunku

Wniosek powinien zawierać takie dane jak:

  • imię i nazwisko właściciela przedsiębiorstwa bądź wszystkich wspólników,
  • nazwa firmy (pełna),
  • REGON,
  • NIP,
  • numer konta, które chcemy zamknąć,
  • numer rachunku, na który mają zostać przekazane środki pozostające na rachunku przeznaczonym do zamknięcia.

Z reguły nie ponosimy żadnych kosztów związanych z zamknięciem rachunku. Należy jednak pamiętać o uregulowaniu dotychczasowych miesięcznych opłat, aby nie okazało się, iż wniosek o zamknięcie zostanie odrzucony z powodu debetu na koncie. Dotyczy to również spłaty wszelkich zadłużeń dostępnych w ramach konta. Najlepiej po jakimś czasie od złożenia wniosku upewnić się, że dyspozycja została wykonana poprawnie.

Jak wybrać konto firmowe?

Przy wyborze konta firmowego trzeba zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii, nie tylko na koszt miesięczny. Banki starają się zachęcić potencjalnych klientów do skorzystania z ich usług.

Często można trafić na pewnego rodzaju bonusy dodane do rachunku, np.:

  • zwrot części poniesionych kosztów – nie tylko tych związanych z prowadzeniem konta
  • ubezpieczenieo
  • bsługę klienta na preferencyjnych warunkach.

Ważne jest, aby pamiętać o jednym: nie jesteśmy związani z naszym bankiem na zawsze i jeśli pojawia się inna, bardziej atrakcyjna oferta, należy taką zmianę rozważyć.

Na co szczególnie zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy z bankiem?

Poniżej przedstawiono szczególnie istotne kwestie, które należy sprawdzić przed podpisaniem umowy z bankiem:

  • koszt prowadzenia konta – ile miesięcznie kosztuje obsługa rachunku i czy można jej uniknąć,
  • koszt przelewów – czy są bezpłatne zawsze, czy dotyczy to liczby określonej w limicie,
  • koszt przelewów zagranicznych – jeśli planujemy zaopatrywanie się w produkty z innego kraju albo świadczymy usługi dla podmiotów z zagranicy, należy sprawdzić, ile wynosi opłata za przelewy wychodzące, a także za przychodzące,
  • koszt wypłaty gotówki za granicą,
  • dodatkowe usługi – niekiedy korzystanie z usług danego banku i posiadanie jego karty uprawnia nas do określonych zniżek u partnerów banku. Jeśli są to miejsca, które często odwiedzamy, być może pozwoli nam to zaoszczędzić nieco pieniędzy. Istnieją także konta, które oferują za pewną opłatą prowadzenie księgowości, opłata za kartę – ile będzie nas kosztować korzystanie z karty do konta i czy można jej uniknąć (przykładowo osiągając określony poziom miesięcznych transakcji – może to być mierzone kwotowo lub ilościowo),
  • możliwość prowadzenia rachunków w walutach zagranicznych,
  • dopuszczalny debet w ramach konta.

Najlepsze konta firmowe

Trudno znaleźć na rynku bank, który nie posiada kont firmowych w swojej ofercie. Aby wybrać konto dopasowane do naszych potrzeb, najlepiej zapoznać się z ofertą kilku z nich2.

konto firmowe
Zakładając konto firmowe pamiętaj o tym, aby poinformować o nim odpowiednie instytucje.

mBank

Przykładowo mBank (mBiznes konto Standard) oferuje bezpłatne prowadzenie konta, nie zapłacimy też za użytkowanie karty, gdy dokonamy nią płatności na co najmniej 500 zł w miesiącu. Przelewy do ZUS i US są bezpłatne. Obecnie za założenie konta w promocji możemy otrzymać 100 zł. Dodatkowo mamy możliwość skorzystania z limitu kredytowego oraz programu rabatowego za płatności kartą. Dostępne są karty MasterCard oraz Visa.

Alior Bank

Alior Bank oferuje z kolei iKonto Biznes dostępne dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Tutaj także nie zapłacimy za otwarcie ani za prowadzenie konta, a opłaty za kartę unikniemy, dokonując co najmniej 4 transakcji w miesiącu. Jeśli nie spełnimy tego warunku, z naszego konta zniknie 8 zł. Bank obecnie oferuje 120 zł za wpłatę co najmniej 500 zł na rachunek i spełnienie kilku warunków związanych z przetwarzaniem informacji. Do konta możemy otrzymać jedynie kartę MasterCard.

ING

Konto Direct dla Firmy to produkt banku ING. Oferuje bezpłatnie: otwarcie i prowadzenie konta, wydanie karty, 5 natychmiastowych przelewów Elixir w miesiącu, przelewy do ZUS i US. Opłaty za kartę unikniemy, dokonując transakcji na kwotę 300 zł miesięcznie.

Wyżej przedstawiono kilka przykładów kont firmowych i oferowanych obecnie warunków. Poziom opłat może ulec zmianie, któryś z banków może zacząć oferować usługi na preferencyjnych warunkach. Dlatego jeśli rozważasz założenie konta firmowego, uważnie prześledź warunki korzystania z konta i przyjrzyj się ewentualnym opłatom.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa