Kilometrówka

Przedsiębiorca lub jego pracownik może wykorzystywać prywatny samochód osobowy do celów służbowych. Wydatki na takie użytkowanie auta osobistego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Istnieje jeden warunek – prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli kilometrówki. Jest to wymagane także wtedy, gdy podatnik chce odliczyć 100% VAT od wydatków na auto osobowe w firmie. Z naszego poradnika dowiesz się, jaka jest definicja kilometrówki i jak poprawnie ją prowadzić.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa
kilometrówka

Co to jest kilometrówka?

Kilometrówka w interpretacji ogólnej to ewidencja przebiegu pojazdu.

Istnieją jej dwa rodzaje określone ustawowo- dla celów:

  1. PIT
  2. VAT.

Dla kogo jest kilometrówka dla celów PIT? Prowadzą ją przedsiębiorcy, którzy używają w działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego i chcą wpisać wydatki na niego do kosztów uzyskania przychodów.

Co określa kilometrówka?

Kilometrówka określa maksymalną kwotę do wliczenia w kosztach uzyskania przychodów, zależną od liczby przejechanych kilometrów w miesiącu.

Tę ewidencję prowadzi się również wtedy, gdy pracownik używa prywatnego samochodu do celów firmowych. Kilometrówka podaje, ile pieniędzy pracodawca powinien zwrócić podwładnemu za np. dojazdy własnym autem na spotkania z klientami.

Kilometrówkę dla celów VAT prowadzą przedsiębiorcy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od wydatków na samochód ujęty jako środek trwały. Ewidencjonowane auto firmowe może być używane tylko do celów służbowych. Jeżeli kilometrówka dla celów VAT nie jest prowadzona, przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% VAT od wydatków.

Jaka ustawa definiuje kilometrówkę?

Są dwie podstawy prawne dla ewidencji przebiegu pojazdu. Kilometrówkę dla celów podatku dochodowego definiuje art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych1. Zasady kilometrówki dla celów VAT podaje art. 86a ust. 7 Ustawy o podatku od towarów i usług2.

Jakie są limity dla kilometrówki w 2018 roku?

Limit kilometrówki jest określany w skali miesiąca. Podaje, ile wydatków na samochód prywatny do celów firmowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Maksimum jest zależne od liczby kilometrów przejechanych autem i stawki za jeden kilometr. Stawka jest określana w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury3.

Stawki i limity kilometrówki 2018

Stawka za 1 km:

  • Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł
  • Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3 – 0,8358 zł /li>
  • Motocykl – 0,2302 zł
  • Motorowej – 0,1382 zł

Limit kilometrówki 2018:

  • Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 78,21 zł zł
  • Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3 – 125,37 zł /li>
  • Motocykl – 34,53 zł
  • Motorowej – 20,73 zł

Jak obliczyć kilometrówkę?

Obliczenie maksymalnej kilometrówki jest łatwe. Przykładowe elementy obliczeń podaliśmy w tabeli. Wzór na limit to iloczyn stawki za 1 km dla danego pojazdu i liczby przejechanych kilometrów. Tyle możesz wpisać w koszty uzyskania przychodu w danym miesiącu. Wydatki eksploatacyjne (np. na paliwo, serwis czy artykuły samochodowe) były wyższe? Nadwyżkę możesz przenieść na następny miesiąc.

Czy kilometrówka się opłaca?

Tak, jeżeli przedsiębiorca nie ma auta wpisanego jako środek trwały w firmie. Brak ewidencji przebiegu prywatnego auta to brak możliwości zaliczenia wydatków na auto do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca straciłby na tym. Dlaczego? Koszty uzyskania przychodów wpływają na różnicę między przychodem a dochodem i na wysokość podatku dochodowego. Z kolei kilometrówka dla celów VAT pozwala odliczyć od samochodu firmowego 100% VAT, a nie tylko 50%.

Komu przysługuje kilometrówka?

Kilometrówka przysługuje zarówno freelancerowi na samozatrudnieniu, jak i spółkom.

Prowadzi się ją w działalności gospodarczej dla samochodów osobowych:

  • przedsiębiorców i pracowników, jeżeli są używane do jazd lokalnych i podróży służbowych,
  • zastępczych,
  • użyczonych, wynajmowanych lub dzierżawionych na podstawie umowy.

Kilometrówka a podatki

Kilometrówka dla celów PIT ogranicza wysokość wydatków eksploatacyjnych do wpisania w koszty uzyskania przychodu. Obniżają one podatek dochodowy.

Czy te wydatki powinny być ujmowane w kwocie brutto czy netto?

Zależy to od odliczenia VAT-u. Jeżeli odliczenie VAT wynosi 50%, wydatkiem jest wartość netto z faktury plus nieodliczony VAT w wysokości 50%.

Podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT? Wydatkiem jest kwota brutto z VAT-em. Wydatek na paliwo jest zawsze ujmowany w kwocie brutto.

Kilometrówka a zarządzanie finansami firmy

Przedsiębiorca zarządzający finansami np. startupu musi mieć wiedzę na temat zaliczania poszczególnych wydatków na auto do limitu kilometrówki. Zaliczają się do niego np. koszty przejazdu autostradami podczas podróży służbowych.

Z kolei prowadzenie kilometrówki dla auta w leasingu zależy od rodzaju umowy. W leasingu operacyjnym auto nie jest środkiem trwałym przedsiębiorcy. W koszty uzyskania przychodu zalicza się wydatki eksploatacyjne na auto niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Jeżeli ma być od niego odliczane 100% VAT, musi być prowadzona kilometrówka dla celów VAT. Przy odliczeniu w wysokości 50% ewidencja jest zbędna.

Kilometrówka a faktury VAT

Czy kilometrówka pozwala na pełne odliczenie VAT-u z faktury za paliwo do samochodu osobowego?

Tak, a to dzięki aktualnemu prawu, które obowiązuje od 1 lipca 2015 roku. Przedsiębiorca może odliczyć 100% podatku VAT od kosztu zakupu paliwa.

Wymogiem jest prowadzenie kilometrówki dla celów VAT dla samochodu służbowego. Auta można używać tylko do celów firmowych. 50% odliczenia VAT od zakupu paliwa obowiązuje dla samochodu używanego w sposób mieszany – do celów firmowych i prywatnych. Kilometrówka dla celów PIT jest prowadzona bez faktur za paliwo. Nie potwierdzają one realizacji zarejestrowanych tras – są dowodem poniesionych wydatków.

Kilometrówka a ewidencja trasy

Jednym z elementów ewidencji przebiegu samochodu jest opis trasy. Należy w nim podać:

  • punkt początkowy
  • cel wyjazdu, czyli punkt końcowy,
  • liczbę realnie przejechanych kilometrów.

Opisem trasy może być jazda po mieście, pod warunkiem że była wykonana w celu służbowym. Przykład celu wyjazdu to np. udanie się na spotkanie do siedziby klienta lub do mieszkania klienta prywatnego w celu wykonania tam usługi.

Kilometrówka a wyjazd za granicę

Kilometrówkę zagraniczną oblicza się tak samo jak kilometrówkę dla jazd lokalnych do celów służbowych. Istotna jest liczba przejechanych kilometrów.

Kilometrówka – przypadki specjalne

Przedstawiciele handlowi, aby usprawnić codzienne prowadzenie kilometrówki, mogą korzystać ze specjalnych narzędzi online ułatwiających dokumentowanie tras i sprawdzanie poprawności danych. W kilometrówce ujmuje się zarówno samochód prywatny pracownika, jak i pojazd wynajmowany. W tym kontekście pojawia się często jedno pytanie. Czy czynsz za najem jest objęty limitem kilometrówki? Nie – to nie wydatek eksploatacyjny. Na podstawie ustawy o CIT rozlicza się go w kosztach uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. W KPiR jest ujęty w dodatkowych wydatkach.

Kilometrówka pracownika

Pracownik wykorzystujący prywatne auto do celów służbowych musi mieć podpisaną umowę o użytkowaniu pojazdu do celów firmowych. Pracodawca uzgadnia z podwładnym indywidualną stawkę za 1 km trasy lub wykorzystuje ustawową stawkę do obliczania limitu.

Czy kilometrówka obejmuje koszty dojazdów do pracy pracownika?

Nie obejmuje. Te wydatki mogą być dobrowolnie zaliczane do kosztów pracodawcy, który z dobrej woli przelewa pracownikowi dodatkową kwotę z konta firmowego. Pracownik może ubiegać się o dofinansowanie z Funduszu Pracy.

kilometrówka
Prowadząc kilometrówkę powinieneś nie tylko pamiętać o księgowości, ale i również o umowie, która pozwala pracownikowi na korzystanie z auta służbowego.

Kilometrówka dla pracownika nastręcza wątpliwości na tle opodatkowania. Dotyczą one kwoty zwracanej pracownikowi. Dzięki interpretacji indywidualnej z 2016 roku wiemy, że ten zwrot nie zalicza się do przychodów pracownika4. Wyjątkiem jest sytuacja, w której w umowie z pracownikiem zostały ustalone własne stawki kilometrówki. Dzięki nim pracownik otrzymuje wyższy zwrot niż kwota przewidziana ustawową stawką. Wtedy przychodem jest różnica między tymi kwotami.

Kilometrówka a księgowość

Do KPiR wpisuje się kwotę wydatków eksploatacyjnych mieszczących się w limicie kilometrówki. Jeżeli np. w marcu wydatki na auto przekroczyły limit, nadwyżka może przejść na kolejny miesiąc. W kwietniu przedsiębiorca może mieć niższe wydatki od limitu, więc uzupełni „niedobór” nadwyżką z poprzedniego miesiąca. Jeśli w maju przedsiębiorca nie wykorzysta limitu i nie ma nadwyżki pieniężnej z kwietnia, limit kilometrówki w czerwcu będzie adekwatnie większy. Nadwyżki nie przechodzą w ten sposób między grudniem a styczniem kolejnego roku. Zmiany stawki za 1 km nie zachodzą regularnie co roku.

Kilometrówka a środek trwały

Czy samochód może być wykorzystywany do celów prywatnych?

Jeżeli samochód jest środkiem trwałym w firmie, nie może być wykorzystywany do celów prywatnych.

Wydatki eksploatacyjne na auto firmowe są w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli przedsiębiorca chce odliczyć 100% VAT od wydatków, musi prowadzić kilometrówkę dla celów VAT. Auto firmowe musi być wtedy objęte wewnętrznym regulaminem użytkowania. Trzeba je zgłosić do urzędu na formularzu VAT-26.

Ryczałt czy kilometrówka?

W podpisanej z pracownikiem umowie używania samochodu prywatnego do celów służbowych jest zawarta informacja o formie rozliczenia. Alternatywą dla kilometrówki jest ryczałt pieniężny – oblicza się go na podstawie iloczynu stawki za 1 km i miesięcznego limitu kilometrów. Limit zależy od liczby mieszkańców gminy bądź miasta i pojazdu. Od ryczałtu odejmuje się 1/22 kwoty za nieobecność pracownika w firmie w dzień roboczy oraz kiedy podwładny nie używał pojazdu.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa