Jednolity Plik Kontrolny (JPK) – kompendium wiedzy

Polska, jako siódmy kraj w Unii Europejskiej, wprowadziła SAF-T (Standard Audit File for Tax), czyli standard elektronicznej wymiany danych księgowych. Polski odpowiednik to Jednolity Plik Kontrolny, w skrócie JPK. Definicja w art. 193a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa mówi, że JPK to postać elektroniczna ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w odpowiedniej strukturze logicznej.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa
jednolity plik kontrolny

Co to jest JPK?

Jednolity Plik Kontrolny zawiera dane z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych.

Z czego skłąda się JPK?

Składa się z siedmiu plików w formacie XML. Każdy z nich odpowiada innym danym i ma określoną strukturę logiczną. Opisy struktur są dostępne w zakładce Działalność na stronie Ministerstwa Finansów.

Czynni podatnicy VAT co miesiąc wysyłają plik JPK_VAT do Ministerstwa Finansów. Podają w nim informacje z ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Pozostałe pliki są wysyłane na żądanie organu podatkowego. Podatnik od dnia wezwania ma nie mniej niż 3 dni na ich dostarczenie.

Po co jest JPK?

Jednolity Plik Kontrolny powstał, aby:

  • skrócić czas kontroli skarbowej,
  • uniknąć wizyty przedsiębiorcy w urzędzie lub czasochłonnej kontroli w firmie,
  • zapobiegać wyłudzeniom VAT-u i manipulacjom z kosztami uzyskania przychodu w celu zmniejszenia podatku,
  • podnieść efektywność działania organów podatkowych.

Jaka jest podstawa prawna JPK?

Ustawa o Jednolitym Pliku Kontrolnym została wprowadzona 10 września 2015 r. Zagadnienia tego dotyczy art. 193a ustawy Ordynacja podatkowa1.

Interpretacja Jednolitego Pliku Kontrolnego

JPK wymagał ogłoszenia interpretacji ogólnej Ministerstwa Finansów. Wynikało to z problemów interpretacyjnych dotyczących podmiotów bez statusu przedsiębiorcy. Nie było jasne, czy stowarzyszenia, fundacje albo jednostki samorządowe są objęte przesyłaniem JPK. Przysługiwał im okres przejściowy. Od 1 lipca 2018 r. muszą przesyłać pliki na żądanie.

Jednolity Plik Kontrolny – od kiedy?

  • JPK obowiązuje od 1 lipca 2016 r. duże przedsiębiorstwa,
  • od 1 lipca 2017 r. JPK_VAT wysyłają małe i średnie firmy. Zostały one objęte JPK na żądanie od 1 lipca 2018 r., podobnie jak mikroprzedsiębiorstwa,
  • mikroprzedsiębiorstwom przysługiwał najdłuższy okres przejściowy. Od 1 stycznia 2018 r. muszą wysyłać co miesiąc JPK_VAT.

Ważne Sprawozdania finansowe za 2018 r. do KRS będą musiały zostać obowiązkowo sporządzone w JPK.

JPK a księgowość

Przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych nie muszą samodzielnie przygotowywać plików JPK. Wyjątkiem jest plik zbierający dane z kont firmowych (JPK_WB). Podatnik musi przygotować go na własną rękę. Niektóre systemy bankowości elektronicznej mają już bezpłatną funkcję pobierania wyciągu w formie JPK_WB.

Wielu podatników myślało, że JPK zastąpi np. ewidencję VAT. Oczywiście tak nie jest. Zmianą powiązaną z JPK jest obowiązkowa ewidencja VAT w formie elektronicznej.

Kogo dotyczy JPK?

JPK dotyczy czynnych podatników VAT.

Kim są czynni podatnicy VAT?

To m.in. osoby mające pomysł na biznes, zakładające startupy i korzystające z dofinansowania dla firm, spółki jawne, cywilne, z ograniczoną odpowiedzialnością, jednostki budżetowe, samorządy, fundacje i stowarzyszenia.

Nievatowcy są zobligowani do przesyłania JPK dla podatnika zwolnionego z VAT od 1 lipca 2018 r. W zakres wchodzą dane z faktur VAT, wyciągów bankowych i KPiR (np. wydatki w kilometrówce).

Pamiętaj: zarówno forfaiting, jak i faktoring nie są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 15 pkt 1 ustawy VAT.

jednolity plik kontrolny
Jednolity Plik Kontrolny dotyczy czynnych podatników VAT. Są to zarówno osoby na samozatrudnieniu, jak i również przedsiębiorcy posiadający potężne korporacje. Niezależnie od tego, do której grupy osób się zaliczasz, musisz pamiętać o poprawnym uzupełnieniu pliku i przekazaniu go na czas.

Obecnie do wysyłania JPK_VAT jest zobowiązany n.p.:

  • freelancer prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą,
  • grafik na samozatrudnieniu,
  • firma faktoringowa,
  • przedsiębiorca przekraczający w skali roku 10 milionów euro obrotu netto.

Podatnicy obawiali się, że przez Jednolity Plik Kontrolny wzrosną ceny usług księgowych. Ministerstwo oszacowało koszt wprowadzenia JPK do wewnętrznych księgowości na ok. 200–600 zł, jednak koszty pracodawcy przez zmiany w systemach były wyższe. Dlatego tak ważna jest strategia zarządzania kapitałem obrotowym – poprawia on płynność finansową.

Kogo dotyczy JPK na żądanie?

Od 1 lipca 2018 r. podatnicy VAT prowadzący księgowość w formie elektronicznej muszą wysyłać na żądanie organów skarbowych pliki zawierające dane:

  • z wyciągów bankowych,
  • ksiąg rachunkowych,
  • dokumentów magazynowych,
  • faktur VAT,
  • KPiR,
  • ewidencji przychodów.

Jak przygotować, obsłużyć i wysłać JPK?

Nie korzystasz z usług biur rachunkowych lub programów księgowych? Musisz samodzielnie przygotować i wysłać JPK. Instrukcję znajdziesz w broszurze objaśniającej autorstwa Ministerstwa Finansów – „Jak przygotować i wysłać plik JPK-VAT?”2.

Jak wygląda generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego?

Schemat JPK jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów.

  1. Z ms.gov.pl pobierz tabelę w formacie CSV i otwórz np. w programie Excel.
  2. Do tabeli wpisz w odpowiednie pola dane z rejestru zakupu i sprzedaży VAT.
  3. Ściągnij oryginalną aplikację Klient JPK 2.0 ze strony Ministerstwa Finansów i zainstaluj ją.
  4. W aplikacji przekonwertuj plik CSV na plik XML.
  5. Wyślij plik przez aplikację.

Do wysłania JPK potrzebujesz podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP. Możesz go założyć na stronie pz.gov.pl.

Jakie dane zawiera plik JPK_VAT?

Plik JPK_VAT zawiera dane wynikające z ewidencji sprzedaży i zakupu VAT. Dane z rejestru muszą zostać wpisane do właściwych kolumn i wierszy.

Zakres danych JPK_VAT obejmuje takie informacje jak:

  • powstanie obowiązku podatkowego,
  • przedmiot, cel, kwota i data transakcji,
  • dane o kontrahentach, produktach i usługach,
  • daty wystawienia lub otrzymania dokumentów (np. faktur zakupu i sprzedaży),
  • stawki podatkowe lub informacja o zwolnieniu z opodatkowania,
  • transakcje wewnątrzwspólnotowe,
  • dane o imporcie i eksporcie,
  • informacje o odwrotnym obciążeniu.

Jak sprawdzić, czy plik jest poprawny?

Poprawność techniczną JPK sprawdź za pomocą oryginalnej aplikacji Ministerstwa Finansów. W aplikacji wybierz opcję wysyłania dokumentu, następnie dodaj plik w formacie XML. W przypadku wykazania błędów status będzie niepoprawny i zakreślony na czerwono. Przed wysłaniem pliku sprawdź też, czy w JPK są podane wszystkie dokumenty i czy kwoty są prawidłowe. Niektóre programy księgowe mają tzw. bramki testowe, dzięki którym można sprawdzić, czy wysyłka JPK przebiegła prawidłowo.

Czy można sprawdzić za pomocą programu, czy plik jest poprawny?

Testowe generowanie i przygotowywanie JPK do wysyłki umożliwia aplikacja demo Klient JPK 2.0.

Jaki jest termin składania JPK?

Termin składania Jednolitego Pliku Kontrolnego co miesiąc jest taki sam. Według harmonogramu JPK_VAT za miesiąc poprzedni trzeba wysłać do 25. dnia każdego miesiąca. Jeżeli ten dzień wypada np. w weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatecznym terminem jest najbliższy dzień roboczy.

Gdzie i jak wysłać plik?

Plik jest wysyłany do Ministerstwa Finansów. JPK powinien zostać wysłany przez oryginalną aplikację Klient JPK 2.0 lub przez bezpieczny system do księgowości online. Zarówno Ministerstwo Finansów, jak i biura rachunkowe online przygotowały instrukcje krok po kroku.

3 pytania o JPK

Czy podatnik, który prowadzi księgi podatkowe ręcznie, musi wysyłać JPK?

Tak. Nawet jeżeli podatnik prowadzi KPiR ręcznie, musi co miesiąc wysyłać JPK_VAT. Rejestry VAT trzeba prowadzić w formie elektronicznej. Co zrobić, jeżeli organ skarbowy zażąda pozostałych plików JPK? Przedsiębiorca prowadzący księgi wyłącznie papierowo może przesłać dane dobrowolnie.

Limit rocznego obrotu netto a JPK – co mają wspólnego?

Podatnik może być zakwalifikowany do mikro-, małych, średnich lub dużych przedsiębiorców. Kwalifikacji dokonuje się na podstawie średniorocznego zatrudnienia i limitu rocznego obrotu netto. Od tego zależy, czy np. podatnikowi jako mikroprzedsiębiorcy przysługiwał okres przejściowy.

Czy można wprowadzać zmiany w Jednolitym Pliku Kontrolnym?

Podatnikowi przysługuje korekta JPK. Polega ona na powtórnym przesłaniu pliku. Wtedy w polu Cel Złożenia zaznacza się wariant 1 – korektę.

Problem z Jednolitym Plikiem Kontrolnym – gdzie szukać pomocy?

Jeśli będziesz mieć problem z JPK, pomogą Ci:

  • infolinia – pod numerem 801 055 055 lub 22 330 03 30 możesz zadać pytanie Krajowej Informacji Skarbowej,
  • urząd skarbowy, do którego przynależysz,
  • pomoc techniczna – jeżeli problem dotyczy np. działania aplikacji, musisz napisać wiadomość e-mail na adres jpk.helpdesk@mf.gov.pl.

Na stronie Ministerstwa Finansów jest dostępna broszura informacyjna pt. „Ewidencja dla podatku od towarów i usług JPK_VAT”. W instrukcji są podane m.in. schematy JPK, wprowadzane zmiany oraz FAQ. Podatnicy VAT-UE znajdą w broszurach podpowiedzi dotyczące np. podawania numerów identyfikacji podatkowej z kodem PL.

Jaka kara grozi za przesłanie JPK po terminie?

Organ skarbowy nakłada na przedsiębiorców sankcje za niezłożenie JPK lub przesłanie go po terminie. Jest to naruszenie obowiązków podatkowych. Wysokość kary za opóźnienie podaje art. 80 § 1 Kodeksu karnego. Kara grzywny wynosi od 1/10 do 20-krotności min. wynagrodzenia brutto, które w 2018 r. wynosi 2100 zł. Wysokość kary jest zależna od sposobu jej nałożenia. Wysyłane jest wezwanie do zapłaty.

Warto wiedzieć: fałszowanie danych w JPK jest przestępstwem skarbowym. Grzywna wynosi wtedy nawet do 720 stawek dziennych! Jej wysokość jest zależna m.in. od dochodów.

Pani Ala - Asystentka finansowa
Pani Ala Asystentka finansowa