Działalność gospodarcza. Wszystko co powinieneś wiedzieć a… bałeś się zapytać

1739 działalności gospodarczych powstało 3 lipca br. według statystyk CEIDG. Średnio 24,5 tys. jednoosobowych działalności gospodarczych jest zakładanych każdego miesiąca według szacunków GUS-u. Samozatrudnienie kusi zwłaszcza pracowników na pełnym etacie, którzy mają pomysł na biznes. Brak szefa, potencjalnie większe zarobki, elastyczne godziny pracy, samodzielny wybór zadań. W takich superlatywach początkujący freelancerzy widzą definicję działalności gospodarczej. Warto pamiętać o tym, że oprócz optymizmu trzeba mieć wiedzę. Dostarczy Ci jej nasz poradnik!

Pani Ala - Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców
Pani Ala Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców
działalność gospodarcza

Spis treści

Co to jest działalność gospodarcza?

Definicję działalności gospodarczej podaje art. 2 Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej1.

Działalność gospodarcza to zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Najprostszą formą zatrudnienia jest jednoosobowa działalność gospodarcza. To mikroprzedsiębiorstwo. Ma charakter ciągły, zarobkowy i zorganizowany.

Jaka ustawa reguluje działalność gospodarczą?

Definicja ustawowa znajduje się w Ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

Dokument podaje formy prawne działalności gospodarczej, do których należą:

  • jednoosobowa działalność gospodarcza,
  • spółka cywilna,
  • spółka prawa handlowego,
  • spółka jawna,
  • spółka partnerska,
  • spółka komandytowa,
  • spółka komandytowo-akcyjna,
  • spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • spółka akcyjna.

Od czego zależy wybór formy prawnej?

Od wyboru formy prawnej zależą m.in. koszty założenia działalności, sposób rejestracji i dalsze prowadzenie firmy.

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Najprostsze jest założenie jednoosobowej firmy bez opłat rejestracyjnych.

Specyficzne działalności wymagają uzyskania np.:

  1. licencji,
  2. zezwoleń,
  3. koncesji.

Do założenia działalności online potrzebny jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany. W przeciwnym razie trzeba udać się osobiście do urzędu gminy lub miasta. Podczas zakładania działalności wybiera się formę opodatkowania. W ciągu 7 dni od startu firmy trzeba się zgłosić jako płatnik składek do ZUS. Konto firmowe w banku jest opcjonalne.

Jakie dokumenty są potrzebne do założenia działalności?

Do założenia działalności gospodarczej potrzebny jest dowód osobisty, który zawiera dane niezbędne do wypełnienia formularza CEIDG-1. Nie są wymagane inne dokumenty. Jeżeli biuro rachunkowe ma prowadzić księgowość, trzeba podać nazwę i NIP firmy. Te dane można aktualizować później. Potrzebny jest także numer konta bankowego.

Wpis do ewidencji przedsiębiorców

Wpis do centralnej ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG) to pierwszy krok w zakładaniu firmy. Startup można np. zarejestrować online na stronie CEIDG lub w urzędzie miasta czy gminy. Wysyłanie dokumentów listem poleconym do urzędu nie jest opłacalne. Formularze muszą mieć poświadczenie notarialne, które jest kosztowne.

Jak zdobyć numery NIP i REGON?

Każda osoba prawna musi mieć numery NIP i REGON. NIP to identyfikator podatkowy. Wniosek o jego nadanie składa się wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG lub rejestrację w KRS. Założenie spółki cywilnej wymaga złożenia formularza NIP-2 w urzędzie skarbowym. Jak jest w przypadku działalności nierejestrowanej? Osoba fizyczna składa wniosek o NIP na formularzu NIP-7 online lub osobiście w urzędzie. REGON to identyfikator przedsiębiorcy. Uzyskasz go, składając wniosek o wpis do CEIDG lub KRS. Pozostałe osoby składają wniosek o REGON do GUS-u.

Działalność gospodarcza a RODO

Kogo i czego dotyczy RODO?

RODO dotyczy tych działalności gospodarczych, którym są udostępniane nawet podstawowe dane osobowe. To np. imię, nazwisko i adres e-mail klientów lub czytelników.

Jakie są rodzaje działalności gospodarczej?

Najprostsze formy prawne to jednoosobowe firmy i działalności nierejestrowane. Pozostałe rodzaje to spółki:

  • cywilna,
  • jawna, partnerska,
  • komandytowa,
  • z ograniczoną odpowiedzialnością
  • akcyjna.

Można prowadzić działalność gospodarczą bez kasy fiskalnej. Obroty ze sprzedaży towarów i usług osobom prywatnym nie mogą przekroczyć 20 tys. zł.

Działalność nierejestrowana jako firma na próbę – czy to możliwe?

Tak, dla osób fizycznych dorabiających niewielkie kwoty. Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest możliwe od 30 kwietnia br. na podstawie art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców2.

Jak i dla kogo to możliwe? Comiesięczne przychody nie mogą być wyższe niż 50% minimalnego wynagrodzenia brutto. Działalności bez rejestracji nie może podjąć osoba, która w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziła ewidencjonowaną firmę. Wyjątkiem jest firma wykreślona z CEIDG co najmniej rok wcześniej. Na koniec roku należy złożyć do skarbówki formularz PIT-36. W zeznaniu rocznym wykazuje się koszty uzyskania przychodów. Dzięki nierejestrowanej firmie można sprawdzić np. swoją organizację pracy poza etatem i perspektywy na rozwój, który zapewniłby płynność finansową. Plusem jest brak opłacania składek ZUS, zaliczek na podatek. Wystarczy uproszczona księgowość.

Jak rozliczać działalność gospodarczą?

We wniosku CEIDG-1 wybiera się jedną z kilku form opodatkowania:

  • skala podatkowa – najpopularniejsza. Opodatkowanie wynosi 18% lub 32% w zależności od dochodu (przeczytaj artykuł Przychód a dochód),
  • podatek liniowy – bez względu na wysokość dochodu stawka wynosi 19%,
  • ryczałt – stawki wynoszą od 2% do 20%, ale przychody nie są obniżane o koszty uzyskania przychodów,
  • karta podatkowa – zryczałtowana forma, która jest przeznaczona dla działalności podanych w art. 23 ust. 1 Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Podatki dochodowe a działalność gospodarcza

W formularzu CEIDG-1 wybiera się częstotliwość odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy:

  • co miesiąc,
  • co kwartał,
  • w sposób uproszczony.

Zaliczkę uproszczoną oblicza się na podstawie dochodów sprzed 2–3 lat. Nie jest więc dostępna dla nowych działalności.

Składki w przypadku rozliczenia w ZUS

Przedsiębiorca dokonuje wpłaty na indywidualne konto. Jego numer przydziela ZUS.

Co obejmuje wpłata?

Wpłata obejmuje ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne, rentowe, chorobowe (dobrowolne), wypadkowe i fundusz pracy.

Preferencyjne składki ZUS przysługują działalnościom gospodarczym podczas pierwszych dwóch lat. Podstawą wymiaru składki małego ZUS-u w 2018 r. jest 30% minimalnego wynagrodzenia brutto, czyli 630 zł.

Składki w przypadku rozliczenia w KRUS

Składki KRUS są znacznie niższe od wpłacanych do ZUS-u. Nie są dostępne dla każdego przedsiębiorcy. Ubezpieczenie w KRUS dotyczy wyłącznie rolników i ich domowników. Jeśli rolnik ma pozarolniczą działalność gospodarczą, według art. 17 ustawy o ubezpieczeniu rolników musi podwoić składkę. Na stronie KRUS są ogłaszane comiesięczne składki na kwartał.

Rozliczenie roczne działalności gospodarczej

Rozliczenie roczne dochodów jest zależne od formy opodatkowania:

  • deklaracja PIT-36 odpowiada rozliczaniu się na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Na jednym formularzu można rozliczyć dochody z prowadzonej działalności i z jednoczesnej pracy na etacie,
  • deklaracja PIT-36L odpowiada podatkowi liniowemu. Jeśli przedsiębiorca pracuje też na etacie, musi złożyć również PIT-37,
  • deklaracja PIT-28 jest dla podatników rozliczanych ryczałtem,
  • deklaracja PIT-16A odpowiada karcie podatkowej.
Działalność gospodarcza
Wielu aspirujących przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego, jak rozlicza się działalność gospodarczą. Jest to jedna z najważniejszych kwestii, a niedouczenie w tym temacie grozi poważnymi konsekwencjami.

Pierwsze dwie deklaracje składa się do 30 kwietnia następnego roku podatkowego. Dwie ostatnie – do 31 stycznia. Powodem skrócenia terminu rozliczeń są o wiele prostsze obliczenia. Przedsiębiorca składa PIT samodzielnie lub za pośrednictwem zewnętrznej księgowości. Podatnicy prowadzący pełne księgi rachunkowe wraz z PIT-em składają sprawozdanie finansowe.

Księgowość w działalności gospodarczej

Jednym z powodów zakładania działalności gospodarczej jest możliwość wystawiania faktur. Przedsiębiorca musi prowadzić KPiR. Jeżeli wykorzystuje prywatne auto do celów służbowych, może też prowadzić kilometrówkę. Podatnik może zajmować się księgowością samodzielnie. Jednak kiedy został wprowadzony obowiązkowy JPK dla mikroprzedsiębiorstw, zdezorientowani przedsiębiorcy zdecydowali się skorzystać z usług firm zewnętrznych. To najwygodniejsza opcja prowadzenia księgowości dla mikrofirmy. Profesjonalna księgowość pomoże zadbać np. o poziom kapitału obrotowego firmy będącego zabezpieczeniem na wypadek nagłej straty finansowej.

Koszty i przychody w działalności gospodarczej

Ustawa o PIT3 definiuje, czym są koszty oraz przychody. Na ich podstawie oblicza się dochód, który podlega opodatkowaniu. Koszty uzyskania przychodu wpływają na zmniejszenie podatku dochodowego.

Co zalicza się do kosztów uzyskania przychodów?

Zalicza się do nich wydatki poniesione w celu otrzymania przychodu i uzyskania lub zabezpieczenia jego źródła.

W koszty można wpisać np.:

  • wydatki na kredyty,
  • pożyczki i leasing na firmę,
  • książki i szkolenia,
  • zakup sprzętu IT i innych środków trwałych do pracy,
  • koszt oprogramowania komputerowego.

Koszty a miejsce prowadzenia działalności

W koszty uzyskania przychodu można wpisać także czynsz i wyposażenie biura. Jeżeli biurem jest mieszkanie, wydatki w kosztach są uzależnione od powierzchni zajmowanej do prowadzenia firmy.

Przykład: przedsiębiorca używa jednego pomieszczenia do prowadzenia firmy. Zajmuje ono X m2 mieszkania. X% czynszu i rachunków za mieszkanie można wpisać do kosztów. Można do nich zaliczyć także opłaty na miejsce w biurze coworkingowym.

Co to jest przychód w działalności gospodarczej?

Definicję przychodów z działalności gospodarczej podaje art. 14 ust. 1 Ustawy o PIT.

Kiedy powstaje przychód?

Przychód powstaje np. w dniu wykonania usługi czy sprzedaży rzeczy, nie później niż w dniu wystawienia faktury przez przedsiębiorcę.

Działalność gospodarcza a urlop

Urlop musi trwać minimum miesiąc, aby było możliwe zawieszenie działalności gospodarczej. W okresie zawieszenia nie składa się deklaracji VAT i nie odprowadza się zaliczek na:

  1. podatek dochodowy,
  2. ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą decydują się na poinformowanie klientów o urlopie… i po prostu jadą na wakacje. Minusem samozatrudnienia jest fakt, że urlop nie jest płatny. Podczas płatnego urlopu pracownika na etacie koszty pracodawcy pozostają takie same, wypłata nie zmniejsza się. Freelancer nie zarabia w tym okresie, jeśli nie deleguje nikomu zadań.

Urlop chorobowy a działalność gospodarcza

Osoby prowadzące działalność gospodarczą dobrowolnie opłacają składki na ubezpieczenie chorobowe. Są wtedy upoważnione do otrzymania zwolnienia lekarskiego i zasiłku chorobowego. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma zwolnienie lekarskie, podczas jego trwania nie może wykonywać działalności zarobkowej. Zasiłek zostanie przyznany, jeżeli składki przed chorobą były odprowadzane przez co najmniej 90 dni. W przypadku grypy będzie on równy 80% zadeklarowanej podstawy wymiaru składek. 100% otrzyma kobieta w ciąży i osoba, która miała wypadek w pracy, w drodze do pracy lub w drodze powrotnej.

Urlop macierzyński a działalność gospodarcza

Zasiłek macierzyński przysługuje kobiecie, która płaci dobrowolne składki na ubezpieczenie chorobowe. W takiej sytuacji wysokość zasiłku macierzyńskiego zależy od czasu prowadzenia działalności i wysokości opłacanych składek.

Przez jaki okres czasu jest pobierany zasiłek?

Zasiłek jest pobierany przez minimum 14 tygodni od dnia porodu.

Dotacje na działalność gospodarczą

Osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą może ubiegać się o dofinansowanie dla firm. Jest to rozwiązanie korzystniejsze niż branie kredytu bankowego na start. Dotacje otrzymuje się z urzędu pracy bądź z Unii Europejskiej. Bezzwrotne dotacje są przyznawane z Funduszy Europejskich. Informacje o aktualnych dotacjach są dostępne w powiatowym lub wojewódzkim urzędzie pracy lub na stronie funduszeeuropejskie.gov.pl.

Działalność gospodarcza a praca dla obecnego pracodawcy

W przypadku pracy na rzecz byłego pracodawcy przedsiębiorcy nie przysługują tzw. mały ZUS i podatek liniowy. Przez dwa lata opłacania preferencyjnych składek freelancer nie może wykonywać dla byłego pracodawcy takich samych czynności jak wcześniej na etacie.

Działalność gospodarcza i inne źródło zarobków

Osoby prowadzące jednoosobową działalność rozliczają się głównie na podstawie umów B2B z innymi firmami. To jedno z wielu źródeł zarobków.

Działalność gospodarcza i etat

Można połączyć działalność gospodarczą z umową o pracę. Wtedy przedsiębiorca może korzystać z niższych składek. Z tytułu działalności opłaca tylko ubezpieczenie zdrowotne. Wynagrodzenie z etatu musi być równe co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu brutto. Jeżeli zatrudniony otrzyma zwolnienie lekarskie z tytułu umowy o pracę, nie będzie mógł wykonywać działalności zarobkowej także jako freelancer. Pracownik etatowy z dodatkową działalnością korzysta z urlopu wypoczynkowego.

Działalność gospodarcza i umowa o dzieło

Umowę o dzieło można zawrzeć poza działalnością gospodarczą. Umowa nie może dotyczyć czynności, które obejmuje działalność gospodarcza.

Uwaga: Wyjątkiem są umowy o dzieło zawarte na określony czas przed startem firmy.

Działalność gospodarcza i umowa-zlecenie

Umowę-zlecenie można rozliczać jako przychód z działalności lub poza nią. Pierwszy wariant dotyczy wykonywania czynności, które obejmuje działalność – wtedy nie trzeba odprowadzać składek zdrowotnych z tytułu umowy-zlecenia.

Działalność gospodarcza i emerytura

Na emeryturze można prowadzić działalność gospodarczą. Emeryt z tytułu działalności opłaca tylko składkę zdrowotną. Jest z niej zwolniony, jeśli:

  • emerytura nie jest wyższa niż minimalne wynagrodzenie,
  • przychód z działalności nie jest wyższy niż 50% minimalnej emerytury,
  • korzysta z karty podatkowej.

Działalność gospodarcza i renta

Rencista może prowadzić działalność gospodarczą. Rentę przyznaje się na podstawie całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy. Prowadzenie dodatkowej działalności zarobkowej nie wyklucza zasiłku. Renta może zostać zmniejszona lub zawieszona, jeśli przychód przekroczy wyznaczony limit.

Działalność gospodarcza za granicą

Czy spotkałeś się kiedyś z następującymi nagłówkami: „Zarejestruj firmę w Niemczech!”, „Jak zarejestrować działalność w Anglii?”, „Załóż firmę w Czechach i płać mniejsze podatki!”? Takie poradniki czytają polscy przedsiębiorcy rejestrujący działalność za granicą ze względu na niższe podatki. Chętnie wybieranym krajem w przypadku rejestrowania polskich firm jest także Estonia.

Zawieszenie i likwidacja działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności gospodarczej bez pracowników na umowę o pracę może trwać od 30 dni do 24 miesięcy. W tym okresie przedsiębiorca nie może wykonywać czynności zarobkowych z tytułu działalności. Po złożeniu wniosku do CEIDG następuje wyrejestrowanie firmy w ZUS.

Co się dzieje z dokumentami po zamknięciu działalności?

Po zamknięciu działalności dokumenty z nią związane trzeba przechowywać przez pięć lat.

Po śmierci przedsiębiorcy jednoosobowa działalność przestaje istnieć, a spadkobiercy muszą np. uregulować zaległe podatki.

Kalkulator

Masz problem z obliczeniem zarobków netto na działalności gospodarczej? Nie wiesz, ile powinna wynosić kwota brutto na fakturze? Zastanawiasz się, jak wysokie będą podatki? Kalkulator działalności gospodarczej pomoże Ci w obliczeniu tych danych. To bezpłatne narzędzie online. Pomaga obliczyć także np. wysokość zasiłku macierzyńskiego na działalności gospodarczej.

FAQ

Działalność gospodarcza – co można odliczyć od podatku?

Ceny towarów i usług wykorzystywanych w prowadzeniu działalności. Od podatku można odliczyć np.:

  • czynsz za mieszkanie,
  • wyposażenie biura,
  • artykuły biurowe,
  • opłaty za media,
  • koszt komputera
  • oprogramowania,
  • rachunki za telefon,
  • koszt wizytówek
  • reklam zwiększających popularność firmy.

Czy działalność gospodarcza wlicza się do emerytury?

Tak. Składki na ubezpieczenie emerytalne są odprowadzane od kwoty wynoszącej minimum 60% średniego wynagrodzenia.

Czy działalność gospodarcza musi mieć siedzibę?

We wniosku podaje się główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz dowolną liczbę dodatkowych miejsc jej wykonywania. Siedzibą może być np. wynajmowane mieszkanie.

Ile działalności gospodarczych może prowadzić jedna osoba?

Osoba fizyczna może prowadzić jedną działalność gospodarczą.

Kto może założyć działalność gospodarczą?

Każda pełnoletnia osoba będąca obywatelem RP.


Przypisy

1 Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20041731807/U/D20041807Lj.pdf

2 Ustawa Prawo przedsiębiorców https://www.lexlege.pl/pr-przedsiebiorcow/art-5/

3 Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19910800350

Źródła

  1. „Jednoosobowa działalność gospodarcza”, 6 Kroków, https://6krokow.pl/jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza/
  2. „Działalność gospodarcza – najważniejsze informacje”, Poradnik Przedsiębiorcy, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dzialalnosc-gospodarcza-najwazniejsze-informacje
  3. „Firma jednoosobowa – podstawowe informacje”, Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy, https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/zakladanie-firmy/chce-zalozyc-firme-jednoosobowa-samozatrudnienie/firma-jednoosobowa-samozatrudnienie-podstawowe-informacje
  4. „Co powinieneś wiedzieć, zanim zarejestrujesz firmę w urzędzie”, Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy, https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/zakladanie-firmy/chce-zalozyc-firme-jednoosobowa-samozatrudnienie/co-powinienes-wiedziec-zanim-zarejestrujesz-firme-w-urzedzie
Pani Ala - Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców
Pani Ala Asystentka finansowa z mocą tysiąca doradców