Faktura

Czym jest faktura?

Najprościej mówiąc, faktura jest dokumentem świadczącym o dokonaniu transakcji. Może być ona w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej – wtedy mamy do czynienia z e-fakturą. Szczegółowe informacje o tym, co dokument powinien zawierać, definiuje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług¹.

Co zawiera faktura?

Dokument powinien zawierać m.in.:

• datę wystawienia,
• numer jednoznacznie identyfikujący dokument, np. jako kolejny w serii,
• nazwę lub rodzaj usługi,
• ilość lub miarę dokonanej usługi lub towarów,
• jednostkową cenę towaru lub usługi przed opodatkowaniem (netto),
• kwotę podatku,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, a także nabywcy usług lub towarów, również ich adresy,
• numer pozwalający na identyfikację podatnika,
• kwotę wszelkich obniżek czy upustów cen,
• sumę wartości sprzedaży netto podzieloną w przypadku zawarcia w niej produktów o różnej stawce podatkowej,
• kwotę podatku od sumy wartości netto podzielonej na kwoty w przypadku kilku stawek podatkowych,
• stawkę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Powyżej wymienione elementy są istotne, gdyż to ich obecność – a nie sama nazwa – sprawia, że dokument jest fakturą.

Czego nie musi zawierać faktura

Nie musi ona jednak zawierać:

• nazwy dokumentu takiej jak „faktura” lub „faktura VAT”,
• słów stwierdzających, czy jest to oryginał, czy kopia – faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, jednak nie muszą one być opisane w taki sposób,
• numeru konta,
• terminu płatności,
• podpisów i pieczątek firmowych.

Fakturowanie

Z fakturami bezpośrednio łączy się proces fakturowania, czyli rozliczenie sprzedanego towaru bądź wykonanej usługi. Potwierdzeniem zawarcia transakcji jest sporządzenie dokumentu. Aby ułatwić przedsiębiorcom pracę i ograniczyć do minimum konieczność uzupełniania danych ręcznie, powstało wiele programów służących do wystawiania faktur, czyli właśnie fakturowania.

Faktura elektroniczna

Faktura niekoniecznie musi być dokumentem papierowym. Zgodnie z art. 2 ust. 32 Ustawy o podatku od towarów i usług² e-faktura to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Dokument urzędowy nie precyzuje więc, czy ma być to plik w formacie DOC, czy PDF. Fakturą będzie także wiadomość elektroniczna z załącznikiem lub zeskanowany dokument. Powinna ona zawierać takie same dane jak wersja papierowa. Nie ma konieczności jej drukowania, należy jednak zadbać o poprawne przechowywanie plików, aby w razie konieczności móc uzyskać do nich dostęp.

O czym należy pamiętać korzystając z rozwiązania e-faktury?

Stosując tego typu rozwiązanie, należy zapewnić dokumentom integralność, czytelność, a także możliwość potwierdzenia autentyczności stworzonych dokumentów. Jednym z rozwiązań jest korzystanie z podpisu elektronicznego.

Duplikat faktury

Czasem zdarza się, że dokument ulegnie zniszczeniu bądź zagubieniu. Zdarza się tak również w przypadku faktur. Klient w takiej sytuacji może wystąpić do sprzedawcy z prośbą o wydanie duplikatu dokumentu. Na ponownie wystawionej fakturze powinna być dodana adnotacja, iż mamy do czynienia nie z oryginałem, lecz właśnie z duplikatem. Dzięki temu nabywca będzie uprawniony do odliczenia VAT-u w przyszłości lub – jeśli dokonano tego wcześniej – zyskuje potwierdzenie słuszności korekty podatku. Ponownie przygotowany dokument zawiera dokładnie te same dane na temat wcześniej dokonanej transakcji i w świetle prawa ma takie samo znaczenie. Dbanie o pełną dokumentację jest ważne, ponieważ podatnik jest zobowiązany do przechowywania tego typu dokumentów przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Rodzaje faktur

Podczas obrotu gospodarczego możemy spotkać się z wieloma rodzajami faktur. Poniżej przedstawiono krótką charakterystykę każdej z nich:

• faktura VAT – podstawowy rodzaj faktury, jest potwierdzeniem sprzedaży bądź wykonanej usługi,
• faktura marża – jest korzystna dla sprzedawcy ze względu na to, iż podatek nie jest naliczany od całkowitej wartości sprzedaży, ale jedynie od prowizji (marży), od której odprowadzany jest znacznie niższy podatek VAT. Stosuje się ją w przypadku sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki, antyków, przedmiotów kolekcjonerskich, a także w przypadku świadczenia usług turystycznych,
• faktura uproszczona – stosowana jest, gdy kwota transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Liczba zawartych w niej informacji jest mniejsza niż w przypadku tradycyjnej faktury. Powinna zawierać: datę wystawienia, dane sprzedawcy, NIP nabywcy, nazwę towaru lub usługi oraz kwotę do zapłaty,
• faktura małego podatnika – może być stosowana przez podatników, których roczne obroty nie przekraczają 1,2 mln euro i którzy rozliczają się metodą kasową (ujmują koszty w dniu ich poniesienia),
• faktura zaliczkowa – zostaje wystawiona, gdy przed dokonaniem usługi bądź wydania towaru płatność następuje jedynie w części. Otrzymanie zaliczki powoduje konieczność rozliczenia podatku,
• faktura końcowa – wystawia się ją, gdy wcześniejsze faktury zaliczkowe nie pokrywają w pełni kwoty zamówienia. Powinna zawierać numery wszystkich poprzednich faktur zaliczkowych,
• faktura korygująca – wystawiana jest, gdy pierwotny dokument zawiera błędy. Dotyczyć one mogą ceny, kwoty podatku czy informacji odnoszących się do sprzedawanego produktu bądź świadczonej usługi. Wystawia się ją także w przypadku zwrotu towaru,
• faktura pro forma – nie jest to oficjalnie uznawany dokument księgowy i nie powoduje powstania zobowiązania podatkowego. Jest to oferta transakcyjna, która często zawiera dane niezbędne do dokonania transakcji. W ten sposób umożliwia otrzymanie zapłaty za towar lub usługę. Nie różni się znacznie od standardowej faktury,
• faktura z odwrotnym obciążeniem – wiąże się z przeniesieniem obowiązku rozliczenia podatku na nabywcę towaru lub usługi. W miejsce podatku stosowane są oznaczenia świadczące o tym, iż w transakcji została zastosowana transakcja odwrotnego obciążenia. W tym przypadku sprzedawca i nabywca muszą być czynnymi podatnikami VAT, dodatkowo sprzedaż nabywcy nie może być zwolniona z podatku.

Terminy płatności

Chociaż w ustawie o podatku od towarów i usług znajdziemy kilka dat, które powinny pojawić się na fakturze, nie ma w niej wzmianki o obowiązku umieszczania konkretnego terminu zapłaty. Rozwiązaniem jest zawarcie formuły określającej jej termin. Mogą to być dni liczone od wykonania usługi bądź wystawienia dokumentu. Termin płatności może być też ustalony jednostronnie przez sprzedawcę – w takim przypadku nabywca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty w wyznaczonym czasie.

Jak obliczyć termin płatności faktury?

Przykładowo jeśli otrzymujemy fakturę z 14-dniowym terminem płatności we wtorek, ostatnim dniem na dokonanie płatności będzie wtorek dwa tygodnie później.

Faktura a RODO

Ostatnie zmiany legislacyjne we wszystkich krajach Unii Europejskiej dotyczące ochrony danych osobowych (tzw. RODO) spowodowały zintensyfikowane rozpowszechnianie się pogłosek. Mówiono, iż przepisy te zmuszają wszystkie podmioty przetwarzające informacje do nadzwyczajnej ostrożności i informowania wszystkich zainteresowanych o tym, iż ich dane są przetwarzane i w jaki sposób. Czy w związku z tym wystawianie faktur wiąże się z dodatkowymi obowiązkami? W przypadku wystawienia faktury mamy obowiązek prawny do przetwarzania i przechowywania danych przez określony czas, dlatego nie zobowiązuje nas to do żadnych nadzwyczajnych działań.

Ta sama zasada dotyczy m.in.:

1. sporządzanych umów,
2. wyciągów bankowych.

Niezależnie od rodzaju przechowywanych danych należy zadbać o ich bezpieczeństwo i poufność. Zaniedbania w tym zakresie grożą odpowiedzialnością karną!

Wystawianie faktur online

W dobie rozwoju Internetu i przenoszenia bankowości do sieci zmiany nie ominęły także rozwoju usług związanych z fakturowaniem. Nietrudno znaleźć portale oferujące generowanie faktur przedsiębiorcom, którzy nie dysponują profesjonalnym oprogramowaniem służącym do tego celu. Możliwe jest także korzystanie z aplikacji na komputery lub urządzenia mobilne takie jak smartfony i tablety.

Korzyści związane z tym rozwiązaniem to m.in.:

• brak konieczności drukowania,
• oszczędność na kosztach wysyłki,
• brak zużycia materiałów biurowych (tusz w drukarce, papier),
• właściwie natychmiastowe dostarczenie dokumentów.

GUS, NBP i JPK

W Internecie istnieją portale, które korzystają z bazy Głównego Urzędu Statystycznego, przez co wszelkie niezbędne dane kontrahenta uzupełniają się po wpisaniu jedynie numeru NIP. Dodatkowo jeśli wystawiamy fakturę rozliczaną w innej walucie, aktualny kurs może być pobrany z witryny Narodowego Banku Polskiego. Wiele platform oferuje wystawianie nieograniczonej liczby faktur, przechowywanie danych w chmurze, a także obsługę Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Podsumowanie

Obecnie wystawianie i przetwarzanie faktur jest coraz łatwiejsze. Wynika to z rozwoju technologii i wprowadzania regulacji przychylnych przedsiębiorcom, np. poprzez ograniczenie liczby wymaganych informacji. Dzieje się tak przykładowo w fakturze uproszczonej. Wystawienie faktury dzięki dostępnym narzędziom zajmuje dosłownie kilka chwil. Nie można jednak lekceważyć wagi tego dokumentu, gdyż pozostaje on potwierdzeniem transakcji zawartej w rzeczywistości i mającej swoje skutki prawne i podatkowe.