Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach – kompletny poradnik

Uzyskanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach od pracodawcy

Niektóre instytucje i firmy wymagają od nas potwierdzenia informacji o naszym zatrudnieniu i wysokości naszych dochodów. W tym celu powinniśmy przedstawić zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. We wniosku muszą znaleźć się określone informacje. Warto jednak pamiętać, że innych danych będzie potrzebował bank, a innych sąd podczas sprawy o alimenty.

Czy pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Pracodawca (lub osoba uprawniona do działania w jego imieniu) ma obowiązek za każdy razem wydać takie zaświadczenie na wniosek pracownika. Nie liczy się, ile razy pracodawca jest proszony o wydanie zaświadczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której kwestia “limitu” została uregulowana w regulaminie zakładu pracy lub w innym dokumencie.

Kiedy przydaje się zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zobowiązania finansowe

Zaświadczenie o dochodach przydaje się, kiedy chcemy udowodnić, że będziemy terminowo spłacać zobowiązania finansowe, czyli:

• podczas składania wniosku o kredyt w banku (instytucje udzielające kredytów i pożyczek szukają różnych sposobów na to, jak sprawdzić dłużnika),
• przy podpisywaniu umowy pożyczki bądź przy kupowaniu towarów na raty,
• przy podpisywaniu umowy abonamentowej np. z operatorem sieci komórkowej.

Pozostałe

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach konieczne jest także wtedy, kiedy:

• ubiegamy się o miejsce w przedszkolu dla dziecka (dzieci rodziców pracujących przyjmowane są w pierwszej kolejności ze względu na ograniczoną liczbę miejsc w placówkach publicznych),
• staramy się o stypendium socjalne dla uczących się dzieci,
• ubiegamy się o świadczenia w ośrodku pomocy społecznej,
• staramy się o dofinansowanie unijne, np. do kursu,
• ubiegamy się o alimenty w sądzie lub jesteśmy w trakcie rozwodu.

Dokument poświadczający zatrudnienie i osiągane przychody mają obowiązek składać do ZUS-u także emeryci i renciści, którzy podjęli działalność zarobkową, oraz zatrudniający ich pracodawcy.

Jak napisać wniosek o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach?

Wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach pracownika należy do obowiązków pracodawcy. Odmowa jego wystawienia może zostać potraktowana jako działanie na szkodę pracownika. Najpierw jednak osoba zatrudniona musi złożyć odpowiedni wniosek.

Co powinien zawierać wniosek o wydanie zaświadczenia?

Dokument ten powinien zawierać:

1. Miejscowość i datę (warto o tym pamiętać, ponieważ organy publiczne mają obowiązek wystawienia zaświadczenia w ciągu siedmiu dni od terminu wnioskowania).
2. Dane identyfikujące strony – imię i nazwisko, adres, PESEL (podmiot wnioskujący), nazwa i siedziba firmy, numer NIP (podmiot wystawiający wniosek).
3. Wymagane informacje – wnioskodawca określa, czego ma dotyczyć zaświadczenie (np. średnie miesięczne wynagrodzenie, okres zatrudnienia itp.).
4. Powód wnioskowania o zaświadczenie – pracownik określa, do jakiej instytucji bądź firmy zostanie złożone zaświadczenie.
5. Liczbę egzemplarzy – zwykle wystarczy jeden lub dwa.
6. Własnoręczny podpis wnioskującego.

Co powinno znaleźć się w zaświadczeniu o zatrudnieniu i dochodach?

Wśród informacji, które powinny się znaleźć w zaświadczeniu o zatrudnieniu, są:

1. Dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, adres, PESEL, numer i seria dowodu tożsamości).
2. Zajmowane stanowisko.
3. Dane dotyczące zatrudnienia:
   • okres zatrudnienia (data rozpoczęcia stosunku pracy),
   • typ umowy (czas określony / nieokreślony),
   • czas trwania umowy.
4. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto (obliczone np. na podstawie ostatnich 3–5 miesięcy).
5. Ewentualne obciążenie komornicze pracownika.
6. Ewentualne obciążenie komornicze lub upadłość / likwidacja zakładu pracy (to informacje istotne dla banku udzielającego długoterminowych kredytów – perspektywa utraty zatrudnienia może utrudnić spłatę długu przez kredytobiorcę).
7. Podpis pracodawcy wraz z pieczątką.

Kredyt a pożyczka – czy zawsze potrzebujemy zaświadczenia o zatrudnieniu?

Dla banku perspektywa utraty pracy przez kredytobiorcę może się wiązać z odmową udzielenia kredytu (umowa na czas określony, likwidacja zakładu).

Jak uzyskać pożyczkę w sytuacji odmowy udzielenia kredytu przez bank?

Warto rozważyć skorzystanie z usług jednej z wielu firm pożyczkowych, które nie wymagają zaświadczenia o zatrudnieniu. Mniej formalności wiąże się także z pożyczką pod zastaw np. nieruchomości lub z pożyczką z poręczycielem.

Jak wybrać dobrą ofertę?

Wybór konkretnej oferty ułatwi nam porównanie RRSO (rzeczywistej rocznej stopy oprocentowania) uwzględniającej wszystkie koszty kredytu bądź pożyczki. Po wsparcie finansowe możemy zwrócić się nie tylko do banku czy parabanku – potrzebne pieniądze pożyczymy także od osoby fizycznej, np. od członka rodziny (przy kwocie przekraczającej 500 zł warto spisać umowę). Pożyczyć lub użyczyć (tu konieczna jest osobna umowa użyczenia) możemy także rzeczy określone co do gatunku. Każda decyzja o pożyczeniu pieniędzy – czy to z banku, czy z innego źródła – wymaga głębokiego zastanowienia. Lepiej rozważyć wszystkie argumenty „za” i „przeciw”, by za jakiś czas nie zastanawiać się, jak wyjść z długów, których nie jesteśmy w stanie spłacać.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach – wzór

Niektóre instytucje, np. banki udzielające kredytu, dostarczają klientom własne wzory zaświadczenia o zatrudnieniu i dochodach. Kiedy nie posiadamy takiego wzoru, pracodawca ma obowiązek przygotować go samodzielnie na podstawie przedłożonego przez nas wniosku o wydanie zaświadczenia.

Zaświadczenie o zatrudnieniu a świadectwo pracy

Świadectwo pracy wystawiane jest w momencie wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę. W przeciwieństwie do zaświadczenia o zatrudnieniu świadectwo pracy jest dokumentem obowiązkowym, którego tryb wystawiania oraz treść regulują Kodeks Pracy¹ oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku. Dokumentów tych nie stosuje się zamiennie, znajdują się w nich inne elementy.

Co musi znaleźć się w świadectwie pracy?

W świadectwie pracy muszą się znaleźć:

• okres i rodzaj wykonywanej pracy,
• okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• zajmowane stanowisko,
• informacje dotyczące urlopu wykorzystanego przez pracownika w danym roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• informacje o wykorzystanym urlopie wychowawczym lub bezpłatnym.

Zaświadczenie o zarobkach a świadczenia urlopowe

Kiedy w wynagrodzeniu występują składniki zmienne lub uznaniowe, np. świadczenia urlopowe, pracodawca powinien wypełnić zaświadczenie zgodnie z oczekiwaniami podmiotu żądającego przedłożenia dokumentu (np. banku).

W sytuacji, kiedy bank życzy sobie wyszczególnienia wynagrodzenia zasadniczego, pracodawca ma dwa wyjścia:

1. Może poprzestać wyłącznie na wykazaniu wynagrodzenia zasadniczego.
2. Może wykazać całość wynagrodzenia pracownika, musi jednak wyszczególnić wszystkie składniki wynagrodzenia, tak aby wynagrodzenie zasadnicze było widoczne dla banku.

Należy pamiętać, że treść zaświadczenia o zarobkach powinna być zgodna z prawdą. Za podanie nieprawdziwych informacji grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat².

Zaświadczenie o zarobkach w przypadku prowadzenia własnej działalności gospodarczej

Przedsiębiorca, który chce zaciągnąć np. kredyt obrotowy, również będzie potrzebował potwierdzenia wysokości osiąganych dochodów. W przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą obowiązują jednak inne zasady. Bank zażąda od przedsiębiorcy zaświadczenia o wysokości dochodów (zeznanie PIT) lub zapłaconego podatku – można je uzyskać we właściwym urzędzie skarbowym.

Pozabankowe sposoby pozyskania pieniędzy na rozwój firmy

Inne sposoby pozyskania pieniędzy na rozwój firmy – bez udziału banku – to:

• kredyt kupiecki,
• fundusze venture capital oraz private equity,
• platformy crowdfundingowe,
• pomoc aniołów biznesu,
• pożyczki online dla firm (w tym także pożyczki dla zadłużonych firm),
• pożyczki terminowe dla firm,
• pożyczki pozabankowe dla firm.

Podsumowanie

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach przydaje się w sytuacjach, kiedy ubiegamy się o różnego rodzaju świadczenia bądź usługi. Dla wielu osób dokument ten stanowi kartę przetargową, dzięki której można otrzymać kredyt np. na wymarzone mieszkanie. Informacje podane w zaświadczeniu muszą być ujęte w sposób zgodny z oczekiwaniami instytucji, która żąda od nas przedłożenia dokumentu. Musi także zawierać prawdziwe informacje.