Umowa użyczenia w biznesie

Na czym polega umowa użyczenia?

Umowa użyczenia potwierdza, że użyczający zezwala biorącemu na bezpłatne korzystanie z określonej rzeczy przez czas określony albo nieokreślony. Użyczenie jest regulowane przepisami kodeksu cywilnego (art. 710–719)¹.

Co może być przedmiotem użyczenia?
Użyczenie może dotyczyć zarówno przedmiotów ruchomych, jak i nieruchomości. Przedmiotem użyczenia nie mogą być pieniądze (wtedy ma miejsce umowa pożyczki).

Co powinna zawierać umowa użyczenia?

Forma zawarcia umowy użyczenia

Umowa użyczenia może być zawarta w dowolnej formie:

1. ustnej,
2. pisemnej
3. aktu notarialnego.

Co zawrzeć w umowie użyczenia?

W umowie użyczenia należy wskazać:

• nazwy stron zawierających umowę (imię, nazwisko, nazwę firmy),
• adresy stron,
• numery dowodów osobistych (osoby fizyczne) albo numery NIP (firmy),
• w przypadku firm numer KRS lub wpisu do rejestru przedsiębiorców CEIDG,
• przedmiot umowy – nazwę i główne informacje dotyczące użyczonej rzeczy,
• czas obowiązywania umowy (chyba że umowa jest podpisana na czas nieokreślony),
• ewentualny okres wypowiedzenia umowy,
• obowiązki osoby biorącej w użyczenie daną rzecz.

Umowa użyczenia – warunki

Przy podpisywaniu umowy strony oświadczają, że rzecz będąca przedmiotem użyczenia w chwili przekazania użytkownikowi jest kompletna i sprawna. Jeżeli w umowie nie ma konkretnego zapisu opisującego sposób używania danej rzeczy, biorący powinien korzystać z niej zgodnie z jej przeznaczeniem.

Czy biorący może oddać osobie trzeciej użyczony przedmiot?

Bardzo ważną kwestią jest fakt, że biorący nie może oddać danej rzeczy do używania osobie trzeciej, o ile użyczający nie wyrazi na to zgody.

Koszty użyczenia

Osoba korzystająca z użyczenia wyraża zgodę na ponoszenie zwykłych kosztów związanych z używaniem danej rzeczy. Jeśli w trakcie użytkowania poczyniła dodatkowe wydatki na ten cel, w rozliczeniu stosuje się przepisy o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia (art. 713 kc). Po okresie użytkowania biorący ma obowiązek zwrócić rzecz właścicielowi w nie gorszym stanie niż w chwili zawierania umowy.

Koszty związane z uszkodzeniem i zaginięciem rzeczy

Biorący nie ponosi odpowiedzialności za zużycie będące skutkiem prawidłowego używania użyczonej rzeczy.

Ponosi jednak konsekwencje za uszkodzenie lub przypadkową utratę rzeczy, jeśli:

• używa jej w sposób sprzeczny z umową albo niezgodny z jej właściwościami lub przeznaczeniem,
• nie będąc upoważnionym przez właściciela ani nie będąc zmuszony okolicznościami, udostępnia ją osobie trzeciej (a gdyby zachował ją u siebie i korzystał z niej we właściwy sposób, rzecz nie uległaby zniszczeniu).

Ważne! Jeżeli rzecz została wzięta do użytku wspólnie przez kilka osób, ich odpowiedzialność jest solidarna (art. 117 kc).

Rozwiązanie i wypowiedzenie umowy użyczenia

Kiedy użyczenie się kończy?

Zgodnie z prawem użyczenie kończy się, gdy:

• upłynął czas, na jaki zawarto umowę,
• biorący zrobił użytek z użyczonej rzeczy albo upłynął czas, w którym powinien ten użytek zrobić (przy umowie zawartej na czas nieokreślony).

Okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia obowiązuje, jeśli w umowie zawarto taki zapis. Ustawa nie wskazuje okresu wypowiedzenia umowy użyczenia, można go więc wyznaczyć dowolnie (np. na jeden miesiąc).

Żądanie zwrotu rzeczy

Warto wiedzieć, że właściciel może żądać zwrotu rzeczy w każdej chwili (nawet jeśli umowa została zawarta na czas określony), jeśli:

• osoba korzystająca z rzeczy używa jej w sposób sprzeczny z umową albo niezgodny z jej właściwościami i przeznaczeniem,
• biorący oddał rzecz do użytku innej osobie bez zgody właściciela, nie będąc zmuszony przez okoliczności,
• rzecz jest potrzebna właścicielowi, a nie mógł przewidzieć tego w chwili zawierania umowy.

Przedawnienie roszczeń

Warto pamiętać, że:

1. roszczenia właściciela przeciwko użytkownikowi (o naprawienie szkody za uszkodzenie lub pogorszenie stanu użytkowanej rzeczy),
2. roszczenia użytkownika przeciwko właścicielowi (o zwrot nakładów na daną rzecz, a także o naprawienie szkody powstałej na skutek wad rzeczy) przedawniają się po roku od dnia zwrotu użytkowanej rzeczy.

Jak rozliczyć umowę użyczenia?

Użyczenie jest szczególnym rodzajem umowy, dlatego przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, czy trzeba je rozliczyć, czy nie. Poniżej wyjaśniamy, kiedy użyczenie podlega opodatkowaniu.

Użyczenie a podatek dochodowy – kiedy uregulować

Umowa użyczenia jest z natury rzeczy bezpłatna, zatem użyczający nie jest zobowiązany do odprowadzenia podatku dochodowego. Zgodnie z prawem podatek ten musi jednak uregulować osoba korzystająca z użyczonej bezpłatnie rzeczy (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT)².

Wartość podatku ustala się na podstawie:

• równowartości czynszu</strong, jaki przysługiwałby, gdyby zawarto umowę najmu danego lokalu czy budynku (art. 11 ust. 2a pkt 3 ustawy o PIT) – przy użyczeniu nieruchomości,
• cen rynkowych stosowanych przy udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, mając na uwadze zwłaszcza ich stan i stopień zużycia oraz czas i miejsce udostępnienia (art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT) – przy użyczeniu ruchomości.

Użyczenie a podatek dochodowy – kiedy nie zostaje naliczony

Podatek dochodowy nie zostaje naliczony, gdy nieruchomość lub ruchomość jest użyczona na cele prowadzenia działalności gospodarczej szczególny, osobom. Zaliczają się do nich ci, którzy pozostają z użyczającym w stosunkach rodzinnym.

Są to osoby z I i II grupy podatkowej (wyróżnienie grup wg art. 14 ustawy o podatku od spadków i darowizn):

• grupa I obejmuje: małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów,
• grupa II obejmuje: zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych wstępnych.

Użyczenie a podatek VAT

Zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2014 r. o podatku od towarów i usług nieodpłatne dostawy towarów i usług nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Wyjątkiem są sytuacje, gdy użyczenie spełnia warunki konieczne do zakwalifikowania go jako świadczenie usług wyróżnione w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. A zatem:

1. świadczenie nie jest związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez osobę użyczającą,
2. użyczającemu przysługiwało (w całości lub w części) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie czy wytworzeniu danych towarów albo ich części składowych.

Użyczenie a podatek PCC

Umowa użyczenia nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych, a zatem osoba korzystająca z użyczenia nie ma obowiązku opłaty podatku PCC.

Korzyści z użyczenia

Umowa użyczenia jest korzystna zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, które bezpłatnie mogą dysponować przedmiotem użyczenia. Minimalizują tym samym ryzyko niewypłacalności i wpadnięcia w długi (zob. też jak sprawdzić dłużnika i pożyczki dla zadłużonych firm). Ten rodzaj porozumienia jest atrakcyjny zwłaszcza dla osób pozostających w relacjach rodzinnych.

Plusy z umowy użyczenia – osoby pozostające w relacjach rodzinnych

Umowa użyczenia dla osób pozostających w relacjach rodzinnych daje szansę na uniknięcie kłopotliwych rozważań typu:

• kredyt czy pożyczka,
• jak uzyskać pożyczkę,
• jak zdobyć zaświadczenie o dochodach,
• jak obliczyć RRSO,
• jak wyjść z długów.

Co więcej, pozwala uzyskać dodatkowe ulgi podatkowe i realnie wpłynąć na poprawę funkcjonowania firmy.

Kiedy warto jest przystać na umowę użyczenia

Umowa użyczenia to doskonałe wsparcie przedsiębiorstwa, szczególnie wtedy, gdy nie dysponujemy dużym kapitałem (zob. też rynek kapitałowy) i nie możemy liczyć na pomoc:

• aniołów biznesu,
• platform crowdfundingowych,
• instrumentów finansowych (typu private equity czy venture capital).